Den moderna arbetsplatsen har drabbats av kaos. Social distansering, karantän, och uppmaningar att hålla sig hemma över hela världen har lett till en inriktning mot distansarbete på ett sätt som aldrig tidigare har skådats. Medan många arbetare hittar sätt att uppnå produktionsförbättringar genom att skära ner på pendling, kämpar andra med distraktioner, anslutningsproblem och en känsla av isolering. Det verkar som om trots anmärkningsvärd anpassningsbarhet från företagens och deras anställdas sida, bibehåller kontoret som vi känner det mycket av sitt värde. Medan samhället försöker hitta sätt att hantera spridningen av COVID-19, finns det steg som arbetsplatser kan vidta för att underlätta återgången till det ”normala” – och sätta positiva förändringar för framtiden i rörelse.
Integrated Workplace Management Software (IWMS) i kombination med Smart Buildings-lösningar, eller IWMS+, kan hjälpa företag att uppnå bättre säkerhet, bekvämlighet och självförtroende i denna besvärliga tid. IWMS består av en programvaruplattform som centraliserar anläggningsdata och skapar användarvänliga processer för att förbättra effektiviteten. Den kan strömlinjeforma underhållsärenden, upprätta bokningssystem för lokalhantering och hjälpa till med förvaltningen av byggnader, från städning till ekonomi. Smart Buildings-teknologier använder sig av sensorteknik för att optimera insamling av byggnadsdata och behandlar denna information för att utveckla byggnadsförvaltningslösningar i realtid. IWMS+, en unik förmåga som erbjuds av Spacewells, kombinerar dessa två teknologier genom att sammanlänka den kraftfulla databehandlings- och analysförmågan för Smart Buildings med tjänsterna som tillhandahålls av IWMS för att automatisera och optimera byggnadens prestanda vad gäller effektivitet, produktivitet och välbefinnande.
IWMS+ erbjuder även en särskilt kraftfull plattform med vilken man kan utveckla lösningar för en förvandlad arbetsmiljö. Vi på Spacewell hjälper redan kunder inom sjukvårdssektorn att utnyttja IWMS+ för att sätta in rengörings- och underhållsverksamhet där det behövs som mest. Vi stödjer även städpersonalen direkt med platsbaserad information för att stödja dem i deras hantering av COVID-19. Men vi tror att företag inom alla branscher kan få betydande avkastning på investeringen – både ur ekonomiskt och mänskligt perspektiv – genom att införa dessa lösningar för att anpassa sig efter en oviss framtid.
Hantering av arbetsplatsförändringar på kort sikt
På kort sikt kommer arbetsplatser att stå inför tre huvudsakliga utmaningar när de anställda återvänder till kontoret: hantering av potentiella återkommande utbrott för viruset och förnyad social distansering, implementering av nya rutiner för rengöring och arbetsplatsutnyttjande och att säkerställa de anställdas välbefinnande och produktivitet under en besvärlig tid. IWMS+ erbjuder flera sätt för byggnadschefer att hantera dessa utmaningar under övergångsperioden. I synnerhet fyra ingripanden kan utnyttjas för att åstadkomma en säkrare och mera effektiv arbetsplats under denna period.
För det första, genom tillhandahållande av granulär användningsinformation, kan IWMS+ hjälpa till att säkerställa att personalen är placerade på större avstånd från varandra i områden där de spenderar större delen av sin arbetsdag, vilket minimerar långvariga perioder av potentiell exponering för patogener. Genom att ge anställda och chefer kunskap om var andra sitter i realtid, även på en rörlig arbetsplats – kan byggnadsansvariga personer minimera risken för exponering under nya utbrott av sjukdomen.
För det andra kan barnomsorg, säkerhetsfrågor och andra faktorer leda till att många anställda väntar med att återvända till arbetet. I detta fall kan ett övergripande bokningssystem hjälpa arbetsplatser och kollegor att hålla sig informerade om vem som arbetar i byggnaden – och var. Att specifikt kartlägga var de anställda befinner sig kan minska tiden som används för att utreda och öka de anställdas produktivitet. Dessutom, i händelse av att ett nytt sjukdomsutbrott upptäcks, kan byggnadsansvariga personer vända sig till ett bokningssystem för att spåra potentiell exponering och identifiera de personer som kan ha befunnit sig i närheten och därmed kan vara i riskområdet för spridning. Utöver identifiering av exponering, kan ett sådant bokningssystem även spåra kontaktinformation så att de som är drabbade lätt kan aviseras om behovet av tester.
För det tredje, medan städpersonalen implementerar nya rengöringsprocedurer på arbetsplatserna, kan mera målinriktade rengöringsprocedurer uppnå högre effektivitet och säkerhet. IWMS+, som inkluderar specifika rengöringsuppgifter för arbetsplatsanvändning, kan hjälpa till att säkerställa att extra tid och resurser avsätts för högriskområden, baserat på faktiskt användning snarare än antaganden. Dessa teknologier kan säkerställa att rengöringsrutinerna eskaleras nära sittplatserna som är reserverade för potentiellt exponerade individer och vid intervall som följer intensiv utrymmesanvändning, som spåras i realtid.
För det fjärde, kombinationen av dessa åtgärder, i kombination med andra initiativ för bekvämlighetsspårning, kan hjälpa till att få de anställda att återvända till arbetet utan oro. Många anställda, i synnerhet de som arbetar i områden med hög smittspridning eller som oroar sig för säkerheten för familjemedlemmar som tillhör riskgrupper, kan vara tveksamma till att återvända till ett delat kontorsutrymme utan påvisbara åtgärder för att säkerställa de anställdas välbefinnande. Införande och information om förstärkande teknologier för anpassning efter förändrade hälsoomständigheter kan sända en kraftfull signal till anställda att deras välbefinnande är en prioritet – samtidigt som det skapar möjligheter för framtida förbättringar. I takt med att våra kunskaper om hur miljöförhållanden kan förhindra virusspridning ökar, kan bekvämlighetssensorer även anknytas till byggnadssystem för att automatiskt upprätthålla fuktighets- och temperaturnivåer som minskar risken för smittspridning, vilket skapar en säkrare och mera bekväm arbetsmiljö för alla.
Hantering av långsiktig arbetsplatsförändring
På lång sikt erbjuder den anmärkningsvärda förändringen i riktning mot distansarbete också förändringsmöjligheter för arbetsplatsen. Även om många anställda upplever det som svårt att upprätthålla produktiviteten på hemmakontoret – oavsett om det handlar om utrymmesbrist, familjeansvar eller andra distraktioner – har andra upptäckt att många arbetsfunktioner kan utföras framgångsrikt från hemmet. Även om de flesta arbetsplatser troligen kommer att återkalla de flesta i personalen till kontorsmiljön, är det likväl troligt att en större flexibilitet vad gäller distansarbete kommer att bli en trend1. Om så är fallet kan arbetsgivarna få stor nytta av en omvärdering av sina arbetsplatsbehov, oavsett om detta innebär en övergång till en smidigare miljö, en minskning av kontorsutrymmet eller ändringar av underhållsscheman.
För att kunna göra en sådan omvärdering framgångsrik – oavsett om det hanteras i relation till de anställdas produktivitet och nöjdhet, insparade pengar på lokaler eller underhåll, eller annan relevant logistik – måste arbetsplatscheferna ha en ingående förståelse för hur deras lokaler används. IWMS+ tillåter omfattande och diskret insamling av data som kan underlätta beslut angående huruvida man bör övergå till en smidig arbetsmiljö eller inte, hur mycket golvyta som kan behövas, vilka slags fysiska förbättringar (t.ex. ventilationssystem) som kan tänkas behövas för att förbättra de anställdas välbefinnande, hur man strömlinjeformar rengöringsprocedurer i enlighet med ändrade regler och andra processbaserade eller fysiska omvandlingar. De betydande störningarna som COVID-19 har orsakat kommer att ändra beteenden och regler och både bättre data och verktyg kommer att krävas för snabb och effektiv anpassning till de nya kraven för den moderna arbetsplatsen.
Vad kan Spacewell göra för dig?
Spacewells produktsvit ger arbetsplatschefer verktygen för att kunna hantera både de kortsiktiga och långsiktiga omvandlingarna som krävs för att hantera de pågående störningarna såväl som att driva prestationsförbättringar. Eftersom våra produkter är utvecklade för att fungera ”out-of-the-box”, kan de tas i bruk snabbt, snarare än att förlita sig på dyr och omfattande kundprogrammering. Dessutom är vi den enda leverantören2 som är en ledare inom både IWMS- och Smart Buildings-lösningar, vilket gör det möjligt för oss att både samla in data och förse våra kunder med verktygen för att översätta denna information till praktiska lösningar. Slutligen, eftersom Spacewell utgör en del av Nemetschek Group, med ett marknadsvärde på över 5,5 miljarder dollar och över 25 år i ledande ställning inom IWMS och Smart Buildings-utrymme, kan våra kunder ge sig in i framtiden, trygga i förvissningen om att Spacewell kommer att bli en stabil partner under denna besvärliga tid.
Vi är medvetna om att på kort sikt kan tillgång till byggnader och hårdvara vara begränsad och att alla lösningar kanske inte kan implementeras omedelbart. Dock kan många av Spacewells programvarulösningar erbjuda provisoriskt stöd även utan hårdvaruinstallation. Var vänlig kontakta oss för att diskutera hur vi kan hjälpa dig att uppnå dina arbetsplatsmålsättningar.
1 Faktum är att en nyligen genomförd Gartner-undersökning antyder att nära tre fjärdedelar av alla ekonomichefer har för avsikt att flytta tidigare på plats-anställda till permanenta distansbefattningar när COVID-19-krisen är över. Gartner (4/3/2020), “Gartner CFO Survey Reveals 74% Intend to Shift Some Employees to Remote Work Permanently” www.gartner.com. tillbaka
2 Spacewell är det enda företaget som klassificeras som en ”Ledare” i Verdantix Green Quadrant reports for both Integrated Workplace Management Systems och IoT Platforms for Smart Buildings 2019. tillbaka
*Ansvarsfriskrivning: Spacewell och deras dotterbolag hävdar inte att man besitter medicinska expertkunskaper. Ovanstående utvärdering baseras på aktuell offentlig information om COVID-19, inklusive vägledning från CDC och WHO. Alla analyser kan vara föremål för revideringar i takt med att kunskaperna om viruset ökar.
