Under de senaste åren har det sätt på vilket företag inom tjänstesektorn är organiserade förändrats dramatiskt. De har utvecklat flexkontoret eller det flexibla kontoret för att anpassa sig till den hälsorelaterade situationen eller mer allmänt för att uppfylla de anställdas nya förväntningar.
Om dessa nya arbetssätt praktiskt taget har blivit oumbärliga för att rekrytera och behålla anställda, och i synnerhet för att erbjuda dem anpassade och tillgängliga samarbetsutrymmen, måste du ha rätt verktyg för att garantera en optimal organisation och se till att genomförandet blir så effektivt som möjligt.
Flexibelt kontor eller flexkontor: vad är det egentligen?
Flexibelt kontor, flexkontor, flexikontor eller till och med dynamiskt kontor: alla dessa termer syftar på samma koncept för att hantera arbetsutrymmen och arbetsplatser inom företaget.
Vad är ett flexkontor?
Konceptet flexkontor bygger på att det blir allt ovanligare att alla anställda i ett företag befinner sig i företagets lokaler samtidigt. Utvecklingen av distansarbete, deltidsarbete, resor och semestrar är alla faktorer som bidrar till denna situation.
Beroende på detta är det inte längre meningsfullt att fortsätta att ha och underhålla kontor som rymmer hela arbetsstyrkan. Därför tenderar företagen att minska arbetsplatsens storlek så att den är tillräcklig för det antal anställda som sannolikt kommer att vara närvarande på en och samma gång, samtidigt som man undviker onödiga utgifter.
Flexkontoret innebär dessutom att man måste erbjuda olika arbetsmetoder till lokalernas användare, beroende på deras aktuella arbetsuppgifter eller önskemål: ljudisolerade telefonhytter, mötesrum, samlingsutrymmen, relaxavdelningar o.s.v.
Läs också: Fokus på flexibilitet: Teknik för att ge stöd för hybridarbetsplatser
Varför välja ett flexkontor?
Att införa principer och metoder för flexibla kontor erbjuder många fördelar för företag och deras anställda.
För det första sänker flexkontoret fastighetskostnaderna genom minskning av utrymme och underhållskostnader.
Flexkontoret främjar dessutom arbetstagarnas produktivitet och kreativitet, eftersom de kan välja det utrymme som passar bäst för deras behov och uppgifter vid varje tillfälle. De har också tillgång till samlingslokaler för sina arbetsmöten eller kan arbeta hemifrån om de behöver lugn och ro. Denna flexibilitet bidrar till att förhindra att en kontraproduktiv rutin utvecklas.
Genom att erbjuda de anställda arbetsformer som är anpassade till deras önskemål och behov ökar detta upplägg dessutom engagemanget hos de anställda, som är mer villiga att investera på lång sikt. Denna flexibilitet är desto viktigare eftersom användningen har förändrats avsevärt: kontoren används nu mycket mer för samarbete än tidigare och mindre för individuellt arbete, och därför måste de erbjuda anpassade, trevliga och tillgängliga samarbetsutrymmen.
Slutligen främjar flexkontoret kommunikation och utbyte inom teamet. Det är inte bara att informationen cirkulerar lättare och snabbare – grupperna blir dessutom mer sammansvetsade eftersom alla har möjlighet att träffa varandra, till skillnad från i ett system där alla alltid använder samma kontor och alltid möter samma personer.
Varför välja en flexibel kontorslösning?
Ett flexibelt kontor har naturligtvis många fördelar. Men för att företaget och dess anställda ska kunna dra nytta av detta koncept på bästa sätt och undvika stora olägenheter är det viktigt att ha en IT-lösning som är anpassad för denna typ av arbetsrumshantering.
Läs också: Vilka är fördelarna med mjukvara för arbetsplatshantering för företag inom tjänstesektorn?
Möjliga nackdelar med flexibla kontor
Införandet av ett flexibelt kontor innebär vissa risker om det inte hanteras på rätt sätt:
- Konflikter kan uppstå om den underförstådda regeln ”först till kvarn” får genomslag och orsakar stress och spänningar mellan kollegor, till exempel om vissa alltid väljer de platser som anses vara de bästa.
- Försämring av kvaliteten på relationerna mellan kollegor: om de är alltför systematiska kan byten av arbetsplatser vara skadliga för utvecklingen av goda relationer mellan anställda.
- Avpersonifiering av arbetsutrymmen: avsaknaden av en bestämd plats kan för vissa människor leda till en känsla av att vara utbytbara och hindra dem från att hitta sin plats i företaget.
För att undvika dessa problem är det nödvändigt att använda en lösning som är särskilt utformad för flexibla kontor och som erbjuder funktioner som är anpassade till detta organisationssätt.
Hur kan en flexibel kontorslösning vara till nytta för dig?
En specialanpassad lösning erbjuder flera funktioner som gör flexibel kontorshantering enklare, smidigare och effektivare.
Få information om utrymmesanvändning och miljöförhållanden
Med en lösning som Spacewell Workplace kan du använda detaljerade sensordata för att skapa en exakt bild av hur olika delar av en byggnad används: beläggningsnivåer, luftkvalitet, miljöfrågor o.s.v. Denna analys ligger till grund för alla önskemål om att förbättra arbetsmiljöns kvalitet.
Omstrukturera utrymmet och underlätta beslutsfattandet
Genom att övervaka beläggning och användning av arbetsutrymmen kan företag identifiera de som är underutnyttjade eller de som tvärtom är mycket efterfrågade. Detta gör det mycket lättare att konfigurera om kontoren efter användarnas behov och krav. Fastighetsförvaltningen förbättras också, till exempel genom uthyrning av oanvända utrymmen.
Läs också: Beläggningsövervakning och datadriven arbetsplatsoptimering
Ge en översikt i realtid över användningen av utrymme
Med en effektiv flexkontorlösning kan de anställda få tillgång till de data som sensorerna tillhandahåller i realtid, till exempel via sina smartphones. Det gör det möjligt för dem att hitta tillgängliga platser som är anpassade till deras behov vid varje given tidpunkt.
Läs också: Dynamiska reservationer, icke-fasta arbetsplatser, flexibel platsanvändning och hybridkontoret
Möjlighet att anpassa tjänsterna till verksamheten
I ett flexibelt kontorssystem måste tjänsterna (underhåll, städning o.s.v.) kunna anpassas till användningen av lokalerna, som till sin natur är mindre förutsägbar än i ett traditionellt system. De bör inte längre utföras enligt fasta scheman utan i enlighet med verksamheten.
Med en flexibel kontorslösning får de team som ansvarar för dessa tjänster anvisningar direkt på sina smartphones som anger de områden där de kan eller måste ingripa. Deras arbetsuppgifter anpassas på så sätt dynamiskt till den faktiska användningen av de olika utrymmena, och kontorsanvändarnas arbetsförhållanden förbättras.
Läs också: Hur du skapar mer dynamiska arbetsplatstjänster med IoT
Spacewell Workplace, en allt-i-ett-lösning för flexkontor
Konkret har genomförandet av principerna om flexibla kontor ett antal förutsättningar:
- Ett effektivt Wi-Fi-nätverk.
- Anslutningar i varje arbetsutrymme.
- Ett anslutet fillagringssystem (helst i molnet).
- Minst ett mötesrum och minst ett telefonrum för telefonsamtal.
Ett företag som uppfyller alla dessa förutsättningar kan sedan använda Spacewells Workplace-lösning (titta på en förklarande video), som har alla funktioner som behövs för en smidig och effektiv hantering vid ett flexibelt arbetssätt:
- Ett verktyg för övervakning av utrymmen för att optimera deras användning.
- En arbetsplats-app för att underlätta för de anställda att använda verktyget.
- Mjukvara för rumsbokning.
- En app för skrivbordsbokning.
Många företag tillämpar redan principerna för det flexibla kontoret, och hela tjänstesektorn kommer att införa dem inom kort för att uppfylla de anställdas nya förväntningar.
För cheferna handlar det inte längre om huruvida de ska införa denna metod för att organisera och hantera arbetsplatser, utan om att utrusta sig med verktyg som gör det enklare och effektivare.
Genom att välja Spacewell ger du dig själv alla chanser att lyckas ta itu med denna fråga och tillgodose alla dina anställdas behov, samtidigt som du gör stora besparingar.
