De anställdas upplevelse på (hybrid)arbetsplatsen är ett aktuellt ämne i dessa dagar. Vår upplevelse på jobbet beror till stor del på våra arbetskamrater, arbetets innehåll och den miljö vi arbetar i. Men även arbetsplatstjänster har stor betydelse för att de anställda ska få en bra upplevelse.
Även om mänsklig kompetens alltid är grundläggande för möjligheten att ge bra service kan mjukvaruverktyg effektivisera processen, göra den mer effektiv och minska kostnaderna. Dessutom kan användning av sensordata göra arbetsplatstjänster mer dynamiska och mer målinriktade, så att de tillhandahålls i rätt tid och på rätt plats. I den här den här bloggartikeln ska vi ta en närmare titt på hur IoT kan bidra till att skapa mer dynamiska arbetsplatstjänster.
Betydelsen av arbetsplatstjänster och bekvämligheter
77,2 procent av alla anställda anser att te, kaffe och andra förfriskningar är viktiga på arbetsplatsen, enligt data för 2021 från Leesman, ett företag som specialiserar sig på att mäta arbetsplatsupplevelsen. Det är en stor andel – större än den för bullernivåer, till exempel. Överraskande? Inte särskilt. Under alla förhållanden är det en tydlig illustration av hur viktigt de anställda anser att det är med arbetsplatstjänster. Men även om vi tenderar att se saker som kaffe och rena kontorstoaletter som något självklart måste de hanteras dagligen.
Hantering av arbetsplatstjänster med integrerade arbetsflöden
Grunden för fastighetsdrift och tjänster med prestandabaserad effektivitet är IWMS-mjukvara (Integrated Workplace Management System). Ett sådant system är vanligen modulbaserat och integrerat mellan olika domäner (t.ex. bokningar, utrymmeshantering, servicehantering, avtal, underhåll, fastighetsförvaltning). Det betyder att du kan börja i liten skala och bygga ut systemet i takt med att din organisation utvecklas. När du lägger till extra IWMS-domäner kommer de att integreras med det du redan använder (en viktig fördel framför enskilda lösningar). Med ett väl integrerat IWMS-system hanterar du allt på en och samma plats (”gemensam informationskälla”) och relaterade processer är sammankopplade. Så när en tekniker använder reservdelar ute hos en kund kommer lagernivåerna för underhållsartiklar att justeras automatiskt. Och när ett förinställt tröskelvärde nås kommer nya delar att beställas automatiskt. Den tid som teknikern ägnar åt en arbetsuppgift registreras också och används för fakturering. Och med en mobilapp kan fältarbetsgrupper få fjärråtkomst till all relevant information och hantera sitt arbete mobilt.
Dynamiska arbetsplatstjänster
Sensordata kan förbättra byggnads- och arbetsplatstjänster på olika sätt. Det gäller allt från städning och underhåll till catering och tillhandahållande av utrustning. Sensorer kan användas för att möjliggöra ett enskilt användningsscenario. Till exempel dörräkningssensorer på toaletter som ger signaler om städning. Sensorer kan också användas för att möjliggöra flera scenarion. Till exempel beläggningssensorer i mötesrum. Samtidigt som de främst syftar till att ge insikter om utrymmesanvändningen och hjälpa anställda att enkelt hitta lediga rum kan de data som kommer från dem också användas för att optimera städningen. Till exempel genom att justera städningsfrekvenser baserat på användningstrender, eller för att generera en automatisk arbetsorder när ett rum töms efter ett möte. Eller till och med för att hoppa över städningen helt när rummet inte har använts – vilket sparar tid och förbrukningsmateriel och gör städare tillgängliga för andra arbetsuppgifter. För tillämpning av detta i praktiken får städarna en digital enhet som visar arbetsordrar på digitala våningsplaner. Ett exempel på detta är sjukhuset AZMM, som gav sina över hundra städare digitala surfplattor (fastsatta på städvagnarna för att vara enkla att hantera) en smart service-app. Med det nya arbetssättet eliminerades pappershanteringen, teamets städkapacitet och motivation ökade, de årliga städningskostnaderna minskades och man kunde till och med vidta snabbare åtgärder mot covid-19.
Bättre resurstilldelning genom insikter i användningen
Medan IWMS bildar grunden för effektiva och kostnadseffektiva tjänsteleveranser ger en IoT-plattform ytterligare insikter i användningen. Den faktiska användningen av en byggnad förändras ständigt och är ofta en annan än den vi föreställer oss. Detta gäller i särskilt hög grad i tider som dessa, när det råder stor osäkerhet kring kontorsanvändningen efter pandemin. Innan arbetsplatsledarna har fått en förståelse för hur olika anställda kommer att använda kontoret i det nya arbetsplatslandskapet är det svårt att veta vad som ska anpassas. Tillförlitlig och aktuell information om hur en byggnad används är därför viktigare än någonsin för smart beslutsfattande. Sensorer är av uppenbara skäl mycket bättre än människor på att objektivt registrera beläggning och användning. Datadrivna insikter visualiserade på våningsplaner och instrumentpaneler är viktiga inte bara för att storleksanpassa kontoret och optimera dess konfiguration, utan också för att framgångsrikt planera flexibla arbetsplatstjänster i en förändrad kontorsmiljö. Och för att kunna reagera snabbt på förändrade förhållanden, som i fallet AZMM som diskuterades ovan. Under de olika vågorna av covid-19 fick AZMMs städningsteam frekventa uppdateringar på sina digitala enheter. De kunde direkt se på färgkodade våningsplaner vilka zoner som var olämpliga att vistas i. Och för att få ytterligare skydd fick de också anpassade arbetsordrar med särskilt definierade rutiner för säkerhet, hygien och rengöring.
Förbättra responsiviteten med realtidsdata
Sensordata från byggnader ger oss ökade insikter i allmänna användningsmönster. Därmed hjälper de oss att justera servicescheman och optimera resursplaneringen. Men sensordata kan också förbättra responsiviteten i realtid. När sensorer registrerar temperatur- eller luftfuktighetsvärden utanför det normala intervallet kan till exempel plattformen skapa en arbetsorder i IWMS-systemet för kontroll av luftkonditioneringen. Genom regler som skapats i mjukvaran skickas automatiska larmmeddelanden till rätt leverantör av underhållstjänster. Detta leder till snabbare incidenthantering och kan till och med avvärja klagomål.
Ett annat exempel är smart städning. Om sensorer registrerar att ett möte har slutat i förtid kan plattformen skicka en arbetsuppgift till en städares mobiltelefon så att det städade rummet blir tillgängligt snabbare. Om däremot ingen kom dit meddelas städaren om att arbetsordern inte behöver följas, vilket sparar tid och förbrukningsmateriel.
För catering kan stegsensorer ge användbar information som gör det möjligt att justera antalet portioner och servera så nylagad mat som möjligt. Personräkningssensorer kan också visa hur lång kö det är, så att gästerna kan anpassa tiden för sitt besök i kafeterian. Detta betyder inte bara att anställda slipper stå i kö, utan gör också att det går att undvika att ta in extra serveringspersonal för att hantera besökstoppar.
Det större sammanhanget
Som ovanstående användningsscenarion visar kan sensordata främja smartare underhåll av tillgångar och mer dynamiska arbetsplatstjänster. Även om fördelarna är uppenbara är tillhandahållandet av tjänster vanligen inte drivkraften bakom att lägga till IoT-anslutning till ett IWMS-system. Men när du redan har infört en IoT-plattform för andra användningsscenarion (utrymmesoptimering är utan tvekan nummer ett på marknaden) är det en mycket bra idé att dra nytta av plattformen för att möjliggöra mer dynamiska arbetsplatstjänster också.
Välkommen att kontakta oss för att upptäcka hur IoT-ansluten mjukvara kan vara till nytta för ditt företag.
