Det flexibla kontoret är en modell för organisation av arbetsutrymmen som är under snabb utveckling och har många fördelar, men som också har vissa nackdelar. Innan du inför det bör du vara medveten om dessa och använda rätt verktyg för att få ut mesta möjliga av det.
Vad är ett flexibelt kontor?
Även om det flexibla kontoret – även kallat det aktivitetsbaserade kontoret – inte är nytt har dess popularitet ökat avsevärt sedan covid-pandemin. Men vad exakt är ett flexibelt kontor?
Det flexibla kontoret: definition
Termen flexibelt kontor avser en organisationsmodell där arbetsutrymmena konfigureras enligt arbetstagarnas behov. Målet är att erbjuda komfort och ergonomi som optimerar de anställdas välbefinnande och produktivitet.
Det flexibla kontoret i praktiken
I praktiken har de anställda inte längre några bestämda arbetsplatser, utan delar hela arbetsutrymmet. Beroende på vad de gör väljer de ett lämpligt utrymme och registrerar sig med sina inloggningsuppgifter.
Flexibla utrymmen omfattar vanligtvis öppna kontorsutrymmen med flexibla sittplatser, mötes- och samlingsrum, tysta utrymmen, ljudisolerade bås och avdelningar för avkoppling… I en hybridmodell kan de anställda också arbeta hemifrån åtminstone en del av tiden.
Läs också: Vilka är de viktigaste fördelarna med mjukvara för arbetsplatshantering?
Flexibla kontor: fördelar och nackdelar
Att tillämpa principerna för flexibla kontor är i allmänhet till fördel för företag och deras anställda. Det är dock viktigt att förstå de eventuella nackdelarna och att välja rätt metod och verktyg för att omsätta teorin i praktik.
Fördelar med det flexibla kontoret
Här är några av de största fördelarna med att införa ett koncept för ett flexibelt kontor.
Flexibilitet
Flexibiliteten i denna organisationsform är en fördel i sig själv. Särskilt efter pandemin kan de anställda ha olika preferenser när det gäller arbetets utförande. Vissa föredrar att arbeta mestadels hemifrån, medan andra föredrar att växla mellan hem- och kontorsarbete, eller att huvudsakligen arbeta på plats tillsammans med sina kollegor. Flexibiliteten gör det möjligt för alla att välja vad som passar dem bäst samtidigt som de fortfarande har tillgång till hela sin digitala arbetsmiljö.
Läs också: Dynamiska reservationer, icke-fasta arbetsplatser… [del 2 i serien om hybridkontoret]
Stimulera nya beteenden
Genom att tilldelade arbetsplatser tas bort kommer människor att byta plats mer regelbundet. Detta hjälper till att bekämpa en slentrianmässighet som ofta är skadlig för kontorsarbetet på lång sikt. De anställda får större möjligheter att träffa nya människor eller upptäcka nya miljöer, vilket uppmuntrar till samarbete och kreativitet.
Förbättra produktiviteten
Den frihet som en flexibel organisation ger de anställda bidrar till att öka deras produktivitet. I en aktivitetsbaserad miljö kan de anställda välja de utrymmen som är bäst lämpade för den aktuella uppgiften. De kan hitta lugna utrymmen för koncentrerat arbete, samarbeta i mötes- och samlingsrum utan att störa andra kollegor eller till och med distansarbeta.
Minska restiden
Pendlingstiden är ofta ett stort problem för kontorsarbetare, särskilt i storstadsområden. Genom att ge de anställda möjlighet att regelbundet distansarbeta förbättrar det flexibla kontoret deras livskvalitet. Hybridarbete bidrar också till att man kan attrahera, behålla och engagera välbehövliga talanger.
Minska fastighetskostnaderna
Kontorsutrymmen med flexibla sittplatser är mer utrymmeseffektiva. Genom att anpassa kontorets storlek till de anställdas fysiska närvaro kan företagen minska sin kontorsyta och göra betydande besparingar på hyra, energiförbrukning och tjänster.
Optimera din kvadratmeteryta
Att införa ett koncept för flexibla kontor i ditt företag öppnar nya perspektiv när det gäller optimering av utrymmet. Eftersom de flesta anställda växlar mellan sitt hemkontor och det flexibla kontoret minskar den mängd kontorsutrymme som krävs för företagets verksamhet betydligt. Detta är en viktig besparingskälla för företag inom tjänstesektorn, där fastigheter vanligtvis är den näst största utgiften efter lönekostnader.
Nackdelar med det flexibla kontoret
Tillämpningen av principer för flexibla kontor medför också möjliga nackdelar som behöver hanteras på lämpligt sätt.
Utmaningar inom logistiken
Att säkerställa effektiv logistik i ett flexibelt kontor kan vara problematiskt om företagets organisation inte håller måttet. Att hålla arbetslokalerna rena och välfungerande, hantera scheman och göra det möjligt för alla att hitta en lämplig plats när som helst är verkligen en utmaning i ett flexibelt sammanhang. Om organisationen är dålig finns det en risk att de anställda inte kan utföra sina uppgifter under optimala förhållanden, eller till och med tar till oönskat distansarbete.
Risken för depersonalisering och isolering
Avsaknaden av egna arbetsplatser eller bestämda grupputrymmen kan skapa en känsla av utbytbarhet eller depersonalisering bland de anställda, vilket påverkar deras engagemang negativt. Det är därför viktigt att göra arbetslokalerna tilltalande och inbjudande och att upprätthålla kvaliteten på relationerna inom företaget genom att erbjuda tillfällen till samvaro.
Kommunikationen mellan kollegor måste också vara smidig trots att personer på samma avdelning ofta arbetar på olika platser.
Behovet av olika metoder för ledning och kommunikation
Om ledningsmetoderna inte är anpassade till det flexibla kontoret kan fördelarna med flexibiliteten snabbt försvinna. Cheferna måste överge det gamla tänkandet som fokuserade på närvaro på kontoret och på att fysiskt se sitt team arbeta. I en alltmer mobil och molnansluten värld bör de i stället fokusera på resultat. Organisationen måste också använda effektiva operativa verktyg, t.ex. ett bra internt kommunikationssystem som alla anställda förstår.
Spacewell Workplace, en mjukvarulösning utformad för flexibla kontor
Tack vare Spacewell kan företag minimera nackdelarna med det flexibla kontoret och få ut mesta möjliga av organisationsformen.
Minska kostnaderna
För att göra det möjligt att minska kostnaderna för arbetsutrymmen kan Spacewells mjukvara för kontorshantering övervaka och analysera utvecklingen av beläggningsgraden och anpassa tillhandahållandet av utrymmen.
Anpassa utrymmena till behoven
På samma sätt gör Spacewell det möjligt att identifiera beläggningsmönster och arbetsutrymmen som ofta används tack vare data som registreras av sensorer. Därmed kan du anpassa arbetsutrymmena till de anställdas behov för att öka deras prestationer och välbefinnande.
Läs också: Optimering av kontorsutrymmets konfiguration – hantering av tillgången i förhållande till efterfrågan [del 4 i serien om hybridkontoret]
Hantera utrustning
I en flexibel kontorsorganisation kan det vara komplicerat att hålla reda på utrustningen och underhålla den. Med mjukvara som Spacewell Workplace (se en förklaringsvideo), kan företag optimera underhållsåtgärderna.
Ge en bra arbetsplatsupplevelse
Tack vare sensordata i realtid och digitala våningsplaner i mobila verktyg kan de anställda enkelt navigera i en flexibel arbetsplatsmiljö. De kan hitta och boka lediga platser utan att gå runt och kan till och med kontrollera temperaturen och luftkvaliteten i mötesrummen.
Gör verksamheten smidig och smart
Mjukvara för arbetsplatshantering gör det möjligt att få fastighetsservicen att stämma överens med den faktiska användningen av byggnaden, tack vare alla data som samlas in. Detta gör att fastighetsavdelningarna kan bli effektivare och minska driftskostnaderna, samtidigt som de ökar nöjdheten hos användarna.
Läs också: Fokus på flexibilitet: Teknik för hybridarbetsplatser
Att organisera arbetsutrymmen i form av flexibla kontor har fler fördelar än nackdelar om det görs på rätt sätt. Genom att använda mjukvara som Spacewells SaaS-plattform Workplace, kan företag säkerställa en framgångsrik och fördelaktig implementering samtidigt som driftskostnaderna minskas.
