Användningen av IWMS-lösningar blir alltmer utbredd bland organisationer som förvaltar arbetsutrymmen eller fastigheter. Om du ännu inte har tagit steget och vill förstå vad IWMS-mjukvara kan göra för dig kan du läsa om de olika fördelarna med denna typ av lösning nedan.
Vad är IWMS-mjukvara?
Termen IWMS står för Integrated Workplace Management System.
IWMS-mjukvara är en digital plattform som hjälper företag att optimera hur de använder resurser för att hantera arbetsplatsen, inklusive fastigheter, infrastruktur, utrustning och personalhantering. Lösningen består i allmänhet av flera moduler.
Modul för fastighetsförvaltning
Modulen för fastighetsförvaltning omfattar alla verksamhetsområden som rör inköp, uthyrning, finansiell förvaltning och avyttring av fastighetstillgångar som förvaltas av ett företag.
Fastighetsförvaltningsmodulen som ingår i ett IWMS-system omfattar portföljhantering, hyresredovisning, skattehantering, transaktionshantering och strategisk planering.
Modul för hantering av arbetsutrymmen
Modulen för utrymmes- och arbetsplatshantering innehåller funktioner som används för att hantera arbetsplatser (organisation av utrymmen, bokning av rum och arbetsplatser, luft- och energihantering med mera). Den här modulen har inbyggda 2D- eller 3D-planer och kan även inkludera data från sensorer (närvaro, temperatur o.s.v.) och kan anslutas till modulen för underhållshantering.
Förslag på läsning: Nästa generations IWMS-programvara för fastighetsförvaltning som ansluter till IoT
Modul för underhållshantering
Modulen för underhållshantering övervakar, analyserar och schemalägger olika typer av underhåll: korrigerande (eller reaktivt), förebyggande, villkorsbaserat eller förutsägande.
En effektiv IWMS-lösning måste kunna integrera alla underhållsteam, oavsett om de är interna eller externa, när tjänsteleverantörer anlitas.
Integrerad modul för förvaltning av tjänster
Den integrerade modul för förvaltning som finns i vissa IWMS-mjukvarulösningar ger företagets potentiella kunder en serviceportal där de kan begära åtgärder, boka arbetsplatser eller erbjuda externt innehåll.
Modul för energihantering och hållbarhet
Den senaste IWMS-mjukvaran har en modul som är särskilt avsedd för hantering och styrning av energiförbrukningen för att hjälpa organisationer att minska förbrukning och kostnader.
Varför välja en IWMS-lösning?
Genom att installera och använda IWMS-mjukvara kan man avsevärt minska kostnaderna för fastighets- och anläggningsförvaltning samtidigt som man förbättrar produktiviteten.
Dessa kostnader, som i allmänhet uppgår till nästan 20 procent av de totala kostnaderna, kan begränsas genom:
- minskning av underhållskostnaderna för utrustning (upp till -14 procent),
- förbättrad användning och beläggning av arbetsplatser,
- effektivare användning av anläggningar (upp till 42 procent).
Hur du får ut det mesta av en IWMS-mjukvarulösning
De potentiella fördelarna med IWMS-mjukvara är betydande. Innan du väljer en lösning rekommenderas det dock starkt att du noggrant listar de fördelar som du förväntar dig av den, så att du kan börja bygga upp en effektiv specifikation.
För att hjälpa dig att göra detta anges nedan de fem viktigaste funktioner som vanligtvis förväntas av en IWMS-mjukvarulösning, till exempel den som marknadsledaren Spacewell erbjuder.
Förslag på läsning: Spacewell är en erkänd ledare på IWMS-marknaden
Sann kunskap
Många företag är medvetna om att en dålig förståelse av fastighetsportföljen – i ordets vidaste bemärkelse – leder till betydande risker när det gäller kostnader, efterlevnad och affärskontinuitet. Om du befinner dig i den här situationen kan en IWMS-lösning hjälpa dig att planera ditt underhåll, hantera dina leverantörer, bedöma värdet och egenskaperna hos dina tillgångar o.s.v.
Ett så kraftfullt verktyg som detta ger dig en överblick över din verksamhet genom att skapa en standardiserad databas för alla processer för hantering av utrymme, utrustning och fastigheter: du får en bild av den exakta ytan du använder och kan följa dina underleverantörers arbete i detalj.
Garanterad efterlevnad
Att se till att lagar och förordningar följs blir alltmer ett oändligt pussel för fastighetsförvaltare. Oavsett om det handlar om säkerhet, underhåll eller miljö blir standarderna allt fler och strängare och förändringarna är svåra att följa.
För att se till att dina anläggningar uppfyller kraven och för att kunna bevisa det i händelse av en revision eller incidenter är det viktigt att ha välorganiserad och lättillgänglig dokumentation till hands.
IWMS-mjukvara har i allmänhet funktioner som garanterar att standarderna följs och att de nödvändiga dokumenten är tillgängliga för alla anställda som behöver dem för att utföra sina uppgifter.
Förslag på läsning: Hur kan du förbättra din arbetsplatshantering med IWMS?
Bättre hantering av utrymmen
Många företag underutnyttjar sina arbetsutrymmen, ibland utan att cheferna ens inser det. Ett IWMS-system kan användas både för att ställa en tillförlitlig diagnos av hur många kontor, arbetsplatser och mötesrum som är belagda och för att införa ett annat arbetsmönster för att minska de ytor som ställs till förfogande för de anställda, och därmed kostnaderna.
I diagnosen analyseras och identifieras ineffektivitet, onödiga förluster, flaskhalsar och budgetöverskridanden. Utöver den första diagnosen kan en IWMS-lösning användas för att utvärdera och kontinuerligt förbättra processerna för att öka produktiviteten och kund- och användarnöjdheten.
Lättare beslutsstöd
I dag är det allt viktigare för företagsledare att kunna fatta välgrundade beslut i rätt tid. För att kunna göra detta måste de kunna förlita sig på uppgifter som är korrekta, fullständiga, tillförlitliga och snabbt tillgängliga.
Med en integrerad lösning för arbetsplatshantering har de alla dessa uppgifter till hands tack vare olika typer av rapporter, analyser och instrumentpaneler. De har även tillgång till prognoser som stöd för sitt beslutsfattande.
Minskade kostnader
Alla de fördelar som anges ovan påverkar kostnaderna. Det är svårt att sätta en exakt prislapp på alla dessa fördelar, men vissa studier visar på en minskning av lokalkostnaderna med 10–15 procent, av processkostnaderna med 5–8 procent och av hyreskostnaderna med 5–8 procent. Mer generellt sett kan man spara 10–20 procent på fastigheter och anläggningar tack vare kontroll över och insyn i data.
Genom att skaffa en IWMS-lösning kan företag och organisationer göra stora framsteg när det gäller lokalarrangemang och förvaltning och minska sina driftskostnader avsevärt. För att effektiviteten ska kunna maximeras måste denna metod förberedas, byggas upp och delas genom att rätt verktyg väljs och alla framtida användare involveras.
Spacewells team står till ditt förfogande för att hjälpa dig att formulera dina förväntningar och fastställa dina krav, för att kunna erbjuda dig en lösning som passar din organisation och dina behov.
