Avkastningen på investeringar i en smart arbetsplats (Rapport)

En översikt för beslutsfattare

ROI of Smart Workplace Investments

Företag som strävar efter att förbättra sina arbetsplatser måste hantera många konkurrerande krav på investeringar för att ge stöd för arbete både på kontoret och på distans. Med så många nya prioriteringar är det naturligt att vid utvärdering av en ny produkt fråga sig vad avkastningen på investeringen (ROI) är jämfört med andra potentiella produkter.

Lösningar för den smarta arbetsplatsen består av hårdvaru- och mjukvarulösningar för att optimera den fysiska arbetsplatsen, effektivisera olika sätt att arbeta på kontoret och skapa en positiv arbetsplatsupplevelse. Dessa lösningar har blivit alltmer kostnadseffektiva men kan ändå utgöra en betydande investering. I diskussioner om avkastningen på investeringar i teknik för den smarta arbetsplatsen är ett problem som ofta infinner sig att de tekniska lösningarna har ett extremt stort tillämpningsområde, som inte är helt relevant för alla företag, både på grund av skillnader i arbetsplatskulturer och befintlig teknik.

För att hjälpa företag att utvärdera lösningar för den smarta arbetsplatsen beskrivs i den här rapporten de olika sätt på vilka företag kan få avkastning på investeringar från sensorbaserad arbetsplatsteknik inriktad på att optimera utrymmet och de anställdas upplevelse. Den är till stor del baserad på tredjepartsforskning för att förklara både källorna till och omfattningen av den möjliga avkastningen, och beskriver olika metoder för att beräkna avkastningen så att potentiella investerare har alla nödvändiga verktyg för att uppskatta de potentiella förtjänsterna för sina egna kontorsutrymmen.

Utrymmesoptimering

Den kanske största och mest uppenbara källan till ROI från lösningar för den smarta arbetsplatsen är avkastningen på utrymmesoptimering: Om ett företag kan eliminera en hel våning eller byggnad genom att göra sig av med onödigt utrymme blir besparingarna på hyra, förbrukningsresurser och tjänster betydande och enkla att kvantifiera för intressenter. Samma sak gäller när det handlar om att undvika framtida fastighetsinvesteringar: om det går att hitta sätt att få ut så mycket som möjligt av ett befintligt bestånd (även om det inte leder till utrymmesminskningar) kan det bidra till att fördröja eller minska införskaffandet av den mängd fastighetstillgångar som krävs för en expansion.

För utrymmesoptimering finns tre typer av tillvägagångssätt: storleksoptimering är inriktad på att hantera den sammanlagda mängden utrymme, förtätning är inriktad på att optimera mängden utrymme per person, och optimering av utrymmestyper säkerställer att de typer av utrymmen som finns verkligen är de utrymmen som de anställda behöver för att utföra sitt arbete.

Optimering av storleken på arbetsplatsen innefattar en jämförelse av det sammanlagda antalet kvadratmeter för en plats eller ett fastighetsbestånd med det faktiska behovet baserat på data för beläggning och användning. Den utförs genom att den faktiska användningen av varje typ av arbetsutrymme relateras till nyckeltal för bästa praxis, med justeringar baserade på branschens eller företagets egenskaper. När målen för optimeringen definieras är det också viktigt att beakta den maximala beläggningen utöver de oftare använda genomsnittsnivåerna. Sensorteknik för arbetsplatser är av avgörande betydelse för denna optimeringsmetod, eftersom den ger den kontinuerliga rapportering och detaljnivå som gör det möjligt att fatta datadrivna beslut om när utrymme ska läggas till eller tas bort och när detta ska göras.

Förtätning avser minskning av det genomsnittliga utrymmet per person genom att samma utrymme används av fler personer. När en förtätning genomförs på ett bra sätt sker det utan att den försämrar de anställdas upplevelse eller produktivitet, och den kan till och med resultera i ett mer varierat ekosystem på arbetsplatsen då specialiserade utrymmen läggs till. Den mest välkända vägen till förtätning är övergången från enskilda, privata kontor till moduler, kombinerade arbets- och förvaringsplatser eller andra arbetsplatslösningar i ett öppet kontorslandskap. En annan vanlig lösning är att helt eliminera fasta arbetsplatser och minska antalet arbetsplatser per person. I dessa förtätade miljöer kan lösningar för den smarta arbetsplatsen som sensorer hjälpa anställda att enkelt hitta och få tillgång till de utrymmen de behöver genom att identifiera tillgängliga utrymmen i realtid. Fördelarna med förtätning kan förverkligas i form av utrymmesbesparingar, men forskning har också fastställt samband mellan förtätade miljöer och bättre produktivitet och samarbete.

Med optimering av utrymmestyper avses konfiguration av samarbetsutrymmen som konferensrum eller samlingslokaler för att dra nytta av utrymmets storlek i förhållande till faktiska användningsmönster. Mer allmänt handlar det också om en strävan efter att samordna efterfrågan på och tillgång till utrymmen så att hela eller nästan hela deras kapacitet används. Optimering av utrymmestyper sker genom mätning av hur ofta och hur intensivt ett utrymme används över tid, vanligen genom användning av personräkningssensorer, även om det finns andra sensor- och övervakningsalternativ. Faktiska åtgärder jämförs sedan både med beläggnings- och användningsnyckeltal för utvärdering av kombinerade prestanda för varje utrymme, vilket kan bidra till att göra det möjligt att identifiera vilka utrymmen som presterar under snittet, och i idealfallet också att förstå varför.

Optimera de anställdas upplevelse

De anställdas upplevelse är en återspegling av arbetet för att öka de anställdas engagemang, med positiva effekter i form av att anställda stannar kvar i företaget och är produktiva. Även om de anställdas upplevelse eller arbetsplatsupplevelsen påverkas av många olika faktorer antyder vissa uppskattningar att den fysiska och tekniska miljön vardera påverkar de anställdas allmänna upplevelse med upp till 30 procent.

Arbetsplatsforskning om flexibla och agila utrymmen anger en metod för att förstå hur tekniska lösningar kan förbättra de anställdas upplevelse då dessa koncept för flexibelt arbete till stor del bygger på att tekniken fungerar smidigt. De typer av produktivitetsförbättringar som förknippas med arbetsplatsupplevelsen och möjliggörs av teknik för den smarta arbetsplatsen delas in i flera kategorier: ändamål, självständighet, kommunikation och renommé.

Ändamål beskriver det sätt på vilket tekniken hjälper anställda att hitta och få tillgång till de utrymmen och verktyg de behöver för att utföra olika typer av arbetsuppgifter på kontoret. Ändamål kan dessutom inkludera möjligheten att matcha anställda med utrymmen som passar deras personlighet eller behov (till exempel svårighet att koncentrera sig i bullriga miljöer eller miljöpreferenser), utan samband med de faktiska arbetsuppgifter de utför. Att samordna utrymmen med specifika ändamål är en av grunderna för aktivitetsbaserat arbete, men är också den styrande logiken bakom andra typer av flexibelt arbete, inklusive hybridarbete.

Självständighet avser den känsla av ändamålsenlighet som uppkommer genom de anställdas möjlighet att välja sin arbetsplats på kontoret. Enligt detta synsätt ökas produktiviteten (tillsammans med fördelar såsom behållande av anställda) inte bara genom att det finns väl utformade utrymmen som ger stöd för vissa typer av aktiviteter, utan är också resultatet av den känsla av självbestämmande och tillfredsställelse som uppstår genom valmöjligheten. Denna positiva känsla leder i sin tur till bättre prestationer.

Begreppet kommunikation innefattar både slumpmässiga möten som kan stimulera kreativitet och löpande lagarbete och en känsla av samhörighet. Ett av de viktigaste sätt på vilka tekniken kan förbättra arbetsplatskontakter är att göra det lättare att hitta kollegor och dessutom underlätta förtätning.

Renommé syftar både på hur bilden av företaget kan ge fördelar när det gäller att attrahera och behålla anställda och på mer allmänna positiva effekter på motivationen. Att ha en högpresterande arbetsplats, vilket inkluderar både utrymme och teknik, har satts i samband med ett antal positiva resultat, bland annat att uppfattas som mer nyskapande och att mer sannolikt bli rekommenderad för andra av befintliga anställda.

Slutligen, utöver de fyra kategorier ovan som förknippas med en högpresterande flexibel arbetsplats, fungerar tekniken också som ett kraftfullt verktyg för att optimera arbetsmiljön för kontinuerliga prestationer. Specifikt är möjligheten att övervaka och analysera data om hur anställda samspelar med utrymmet inte begränsad till förståelsen av hur stora konferensrum anställda föredrar, utan kan också utnyttjas för att samla in systematiska data om hur anställda reagerar på interiörförändringar. En slutlig fördel med tekniken är alltså dess förmåga att möjliggöra aktivt experimenterande på arbetsplatsen.

Varje allmän klass av arbetsplatsoptimering kan illustreras med förenklade exempel på användning, men i praktiken är beräkningarna långt mer komplexa. Ett enskilt företag kan använda lösningar på flera platser som alla har olika genomsnittliga hyror, löner eller antal anställda. Också inom två arbetsplatser som ägs av samma företag i samma stad kan resultaten se helt olika ut. Vi erbjuder en process i tre steg som gör det möjligt för potentiella investerare att uppskatta sina potentiella förtjänster:

1. Fastställ de optimeringsscenarion som gäller för varje del av ditt fastighetsbestånd.
2. Samla in relevanta indata för organisationen, både från interna källor och från offentligt tillgängliga resurser såsom nyckeltalsdata. (e.g., Cushman & Wakefield’s Global Occupier Metrics database and JLL’s Occupancy Benchmarking research reports)
3. Använd dessa indata för att antingen beräkna ROI eller göra breakeven-uppskattningar för tekniken för att ge vägledning för beslutsfattandet, dock med beaktande av det faktum att avkastningarna enligt olika scenarion kanske inte är fullständigt additiva.