För företag är arbetsplatshantering en ständigt växande utmaning. De senaste förändringarna i inställningen till arbetet kräver nu att man anpassar sig och tar hänsyn till nya begränsningar i det sätt på vilket kontor och andra arbetsutrymmen hanteras.
För att möta dessa utmaningar och samtidigt öka vinsten måste företag som vill ligga långt framme identifiera de mest relevanta metoderna och verktygen för att nå sina mål.
Vad är arbetsplatshantering?
Konceptet för arbetsplatshantering uppstod på grund av de nya problem som de ansvariga för arbetsutrymmen måste hantera. Nya metoder, ny teknik och covid-19-pandemin har lett till djupgående förändringar i hur kontoren används.
Förslag på läsning: Den bästa mjukvaran för fastighetsservice i världen efter covid-19?
Distansarbete, flexibla kontor, öppna utrymmen och videokonferenser blir alltmer utbredda fenomen och kräver att arbetsutrymmesansvariga visar en stark anpassningsförmåga
Arbetsplatshantering syftar till att tillhandahålla effektiva och innovativa lösningar för dessa nya metoder och de svårigheter som de kan orsaka. Till exempel är det vanligt att projektions- eller videokonferenssystem (t.ex. 26-tums HD-skärmar) inte används tillräckligt mycket eftersom de endast används för möten i små grupper. En motsatt tendens är att anställda som vill isolera sig för att ringa en kund eller koncentrera sig ibland har svårt att hitta rätt utrymme.
Arbetsplatshantering innebär att man hanterar arbetsmiljön för att ta hänsyn till de anställdas olika behov för att kunna ge dem arbetsutrymmen som främjar deras trivsel, engagemang och produktivitet. Detta koncept omfattar hantering av utrustning och tillhörande tjänster och införande av processer för att uppnå dessa mål.
Förslag på läsning: Vilka är de viktigaste fördelarna med mjukvara för arbetsplatshantering?
Varför införa arbetsplatshantering?
Svårigheter att rekrytera, nya arbetsvanor och allt fler nya krav på arbetsmiljön från de anställda tvingar företagen att göra sitt bästa för att förbättra den. Flera undersökningar visar både hur viktig denna fråga är för de anställda och hur missnöjda många av dem är med sina arbetsförhållanden.
I stället för att svara efter hand på förfrågningar gällande vissa specifika ändamål skulle företagen göra klokt i att införa en genomtänkt strategi för att hantera arbetsmiljön, dvs. genom att utveckla sina metoder för arbetsplatshantering.
Vad är en arbetsplatsansvarig?
Allt fler företag skapar en särskild befattning för en arbetsplatsansvarig, men denna nya metod för att hantera arbetsmiljön innefattar mer allmänt alla kontorschefer, fastighetsserviceansvariga, personalavdelningar och fastighetsförvaltare.
En arbetsplatsansvarig är helt och hållet engagerad i de anställdas psykiska och fysiska välbefinnande. Hans eller hennes uppgift är att organisera arbetsutrymmet så att det blir trevligt och välfungerande i alla situationer.
De ansvariga för fastighetsservicen är också involverade i denna process, eftersom de ansvarar för att samordna organisationen av kontor och hantera tillhörande tjänster, t.ex. catering- eller concierge-tjänster. Arbetsplatshanteringen hjälper dem också att fördela sina resurser optimalt och minska kostnaderna för lokalerna.
Personalavdelningarna bör också delta i införandet av en strategi för arbetsplatshantering, till exempel genom att inhämta och analysera de anställdas förväntningar och garantera deras säkerhet.
Slutligen berörs även förvaltare av och driftsansvariga för företagsfastigheter, eftersom den här metoden kan ge dem möjlighet att optimera sina intäkter från golvytan och samtidigt leverera välfungerande energi- och miljöeffektiva arbetsmiljöer.
Bättre hantering av arbetsplatsen med ett integrerat system för hantering av arbetsplatser (IWMS)
Hur kan arbetsplatshantering genomföras och förbättras i dagens värld? Två huvudfrågor måste beaktas: metoder och verktyg.
En arbetsplatsansvarigs bästa praxis
Att hantera en arbetsmiljö omfattar ett mycket brett spektrum av frågor:
- utrustning, utformning av anläggningar och utrymmesförvaltning,
- hur nöjda de anställda är med sin miljö,
- utrymmesoptimering,
- fysisk och hälsomässig säkerhet,
- flödesautomatisering och genomströmning
- och naturligtvis kostnader.
Generellt sett är de bästa metoderna de som bidrar till att rationalisera hanteringen av utrymmen. En effektiv arbetsplatsansvarig kan:
- samla in korrekta och relevanta uppgifter om hur de anställda använder arbetsutrymmen för att få stöd för beslutsfattandet,
- övervaka energiförbrukning och koldioxidavtryck,
- hantera data och övervaka byggnader och utrustning på ett konsekvent sätt.
Vilka är de viktigaste funktionerna i en lösning för arbetsplatshantering?
För att använda dessa metoder och nå dina mål behöver du de rätta digitala verktygen. Det finns många mjukvarulösningar för arbetsplatshantering tillgängliga i dag, så det är viktigt att identifiera de viktigaste funktionerna de erbjuder.
En samlad lösning
För att uppnå en konsekvent hantering av arbetsutrymmen är det viktigt att använda en lösning som centraliserar alla data och processer, inklusive arbetsorder. En blandning av olika mjukvarulösningar fördröjer arbetsuppgifterna och hindrar informationsflödet och informationens tillförlitlighet.
Förslag på läsning: Workplace App: Allt-i-ett-lösning för en digital arbetsplats
Ett verktyg för förvaltning av tillgångar
Den mjukvara du väljer måste kunna hantera hela livscykeln för tillgångar: skapande och hantering av arbetsorder samt övervakning av indikatorer och kostnader.
Integration och innovation
För att kunna hantera arbetsutrymmen på ett effektivt sätt måste man använda olika verktyg för övervakning av arbetsutrymmen. Exempel på sådana verktyg är IoT-sensorer som kan användas för att övervaka rummens beläggning eller luftkvalitet. En effektiv lösning för arbetsplatshantering kan därför samla in, bearbeta och analysera de data som skickas till den från dessa instrument.
Förslag på läsning: Hur kan du förbättra din arbetsplatshantering med IWMS?
Spacewells IWMS är den rätta lösningen
Som expert på fastighetsförvaltning och IWMS-ledare levererar Spacewell en lösning som fungerar väl för alla företag som vill förbättra sin arbetsplatshantering.
Spacewells IWMS (Integrated Workplace Management System) har många fördelar:
- Flexibilitet: Denna standardkompatibla programvara är mycket konfigurerbar och möjliggör extern anslutning via standardwebbtjänster.
- Effektivitet: Den här lösningen har de bästa metoderna för arbetsflöde, automatiserad ärendehantering och distribution av arbetsorder baserat på varje teknikers kompetens.
- Lättanvändbar information tack vare instrumentpaneler för KPI:er i realtid och historisk information samt en mycket ergonomisk dataskärm.
IWMS-lösningen innehåller ett stort antal funktioner som gör det enkelt att både hantera och underhålla anläggningar och ger tillgång till den mest innovativa tekniken, t.ex. BIM eller IoT samt funktioner för hantering av leverantörer och tjänsteleverantörer.
Det finns många utmaningar för företag som vill maximera medarbetarnas engagemang och hålla jämna steg med konkurrenterna, men lösningarna för att hantera dem blir också allt fler. Genom att välja en IWMS-mjukvara som den som Spacewell erbjuder kan du utrusta dig med en viktig tillgång för att uppnå dina mål för arbetsplatshantering.
