I sin enklaste form gör ett rumsbokningssystem det möjligt för användare i en fastighet att välja en plats och boka den för en individ eller en grupp under en viss tid. Det finns många sätt att modifiera detta grundläggande system, ofta utan att behöva integrera sensorer. Några funktioner som efterfrågas i bokningssystem är:
- Begränsa åtkomsten till vissa rum
- Boka tjänster eller utrustning tillsammans med rummet
- Automatisk tidstilldelning för förberedelser och städning
- Chargeback
- Spärra datum
- Bokningsbekräftelse och incheckningsprocesser
- lera bokningskontakter
Ett avancerat IWMS kan hantera alla dessa behov (och mer). Det som skiljer ett traditionellt IWMS-bokningssystem från ett smart bokningssystem är hur det senare kan samla in och reagera på data om den faktiska användningen. På detta sätt handlar ett smart bokningssystem om mycket mer än bara tid och rum.
Förbättra mötesrumsbokningar med användningsdata i realtid
Till att börja med så fungerar ett smart bokningssystem genom att använda sensorer som är installerade i bokningsbara utrymmen som konferensrum eller arbetsplatser för att övervaka om (och, beroende på sensortypen, av hur många personer) ett rum används – oberoende av själva bokningen. Denna kunskap kan effektivisera användningen av utrymmen i byggnaden avsevärt.
Bara genom att veta om ett bokat rum används kan man exempelvis få kontroll över ”spökmöten.” Detta inträffar ofta när någon bokar ett återkommande möte under en längre tid ”i fall att.” Även om det kan vara mycket bekvämt att ha utrymme tillgängligt så förhindrar detta också att andra använder rummet. Men med sensordata i realtid kan rum automatiskt göras lediga för andra om ett bokat utrymme fortfarande är tomt under en viss tid efter att mötet har börjat, t.ex. 10 minuter. Förvånande nog visar våra kunders erfarenheter en annan fördel med detta system: genom att övervaka rum i realtid förändras beteendet. Efter att de infört sensorer minskade antalet spökbokningar dramatiskt, vilket gör gemensamma utrymmen mer tillgängliga för alla.
Sensorer kan också hjälpa om ett utrymme inte är bokat men används. Smarta bokningssystem kan logga och visa utrymmen som används utan en bokning. Detta informerar de fastighetsansvariga om att bokningssystemet inte används som avsett och låter andra användare få veta att de ska välja andra tillgängliga rum för bokningar.
Förbättra bokningarna med användningsdata för långtidsplanering
Förutom fördelarna med att hantera tillgängliga utrymmen i realtid ger användningsdata som är kopplad till ett bokningssystem även ovärderlig information för långtidsplanering. Medan det oftast är möjligt att lägga till ett fält för att specificera antalet förväntade användare till en rumsbokning ger faktisk användningsdata mycket större noggrannhet.
Varför är denna data viktig? Forskning visar att rum brukar användas fel. Stora konferensrum brukar användas av många färre personer än rummets kapacitet, medan små rum ofta ligger över sin kapacitet. Om en fastighetsansvarig ser att konferensrum ofta används under sin kapacitet kan de dela av rummet eller till och med göra om planritningen för att få flera efterfrågade utrymmen. Kunskap om hur många personer som brukar trängas i mindre rum kan på samma sätt ge information om vilken typ av rumsstorlek som skulle vara optimal.
Forskning om design av arbetsplatser visar att om rätt typ av rum finns tillgängligt när personalen behöver det så får det flexibel design att fungera effektivt, vilket innebär att mindre tid slösas bort på att leta rum, och användarna i fastigheten är i allmänhet mer nöjda.
Förbättra användarupplevelsen med sensordata
Denna sista punkt är avgörande för att känna igen en annan nyckelfunktion för smarta bokningar: de ger avsevärda fördelar för de fastighetsansvariga, men också för anställda och besökare. I det nuvarande hälsoläget kan användarna i fastigheten uppskatta värdet av automatisk aktivering av städning och möjligheten att få veta i förväg om det redan finns någon annan i ett rum som de trodde var tomt. En ny funktion i många smarta bokningssystem ger information om hur trångt det är på golv och i utrymmen, vilket inte bara har hälsofördelar utan också hjälper till att uppskatta den förväntade ljudnivån.
De personliga assistenter som används för smarta bokningar kan också ha många andra funktioner som underlättar för fastighetens användare, från att visa gångtrafiken i realtid till information om temperatur och luftkvalitet. Med tiden kan sådana appar lära sig vilken typ av rum användarna föredrar, vilka tjänster de kan vilja boka eller när de vill schemalägga möten, och ge förslag baserat på detta. Med framsteg inom maskininlärning och AI kommer dessa system till slut kunna koordinera flera användare och komma fram till gemensamma lösningar som ger en bättre total användarupplevelse.
Detta inlägg är del 3 av en pågående bloggserie om IWMS+. Tidigare inlägg har introducerat konceptet IWMS+ och har diskuterat smart städning. Om du vill bli informerad om kommande inlägg i denna serie och få annan information från Spacewell, registrera dig här.
