Huvudpunkter
- Hybridarbetsplatsen ger anställda större flexibilitet, men innebär också nya utmaningar för fastighetsansvariga.
- Lösningar för hybridarbetsplatsen (teknik, data och analysfunktioner) hjälper företag att anpassa sina utrymmen till den hybridbaserade arbetsvärlden.
- Några av de viktigaste målen är att optimera utrymmens prestanda (storlek och konfiguration) och att förbättra de anställdas upplevelse.
Hybridarbetsplatsen: en ny utmaning för företagsfastigheter
Som ett resultat av pandemin utvärderar många företag innebörden av en ”hybridarbetsplats”. Med hybridarbetsplats menas ett kontorskoncept som gör det möjligt för anställda att arbeta både på det fysiska kontoret och på distans. Hybridarbete är inget nytt, men dess popularitet har ökat explosionsartat på grund av pandemin och det efterföljande stora experimentet med distansarbete. De anställda vill ha en modell med hybridarbete, men denna skapar också nya utmaningar för fastighets- och arbetsplatsansvariga.
Lösningar för hybridarbetsplatsen (som innefattar mjukvara och teknik, data och analysfunktioner) kan hjälpa dem att framgångsrikt implementera en hybridarbetsplats. En som både fungerar för människor och blir lönsam för företaget. Utöver den uppenbara utmaningen i att fastställa hur mycket kontorsutrymme som fortfarande behövs är en annan viktig fråga vilket slags utrymme anställda kommer att behöva så att de kan använda det på ett så bra sätt som möjligt.
Teknik som ger stöd för hybridarbetsplatser
På ett hybridkontor blir beläggningen mindre förutsägbar och tenderar att variera mer under veckan. Under dessa omständigheter ger teknik för den smarta arbetsplatsen – och data från denna – ett mycket välkommet stöd. Till att börja med hjälper de organisationer att snabbt identifiera och anpassa sig till nya arbetsmönster. Dessutom hjälper de anställda att navigera i den flexibla arbetsplatsmiljön tack vare IoT-realtidsdata. Vidare tillför de information för strategier för (ny) utformning av hybridarbetsplatser, vilket gör det möjligt för företag att skapa arbetsplatser som främjar både människors välbefinnande och deras produktivitet. Kort sagt hjälper teknik för den smarta arbetsplatsen och analysfunktioner företag att på ett effektivt sätt lämna pandemins störande inverkan på arbetsplatsen bakom sig och i stället uppnå flexibilitet och stabilitet i tillvaron efter pandemin.
På ett hybridkontor blir beläggningen mindre förutsägbar och varierar mer under veckan.
Hantering av utrymme på ett hybridkontor
En av de slutsatser många företag har kommit fram till genom pandemin är att många anställda utför fokuserat arbete lika bra hemma som på kontoret, eller till och med gör det bättre hemma. Många typer av samarbete och sociala möten sker å andra sidan bättre med personliga möten, särskilt när nyanställda deltar. Därför siktar många företag på att betydligt öka tillgången till konferensrum, Därför siktar många företag på att betydligt öka tillgången till konferensrum, samlingslokaler och andra samarbetsutrymmen eller flexibla utrymmen för att möjliggöra nya sätt att arbeta.
Men även om kontoret blir ett nav för samarbete råder det fortfarande betydande osäkerhet kring hur mycket av varje typ av utrymme som kommer att behövas. Hur intensivt detta utrymme kommer att användas. Och hur mycket anställdas behov av utrymme har förändrats av det sociala avståndet.
Det bästa sättet att besvara dessa frågor är inte att teoretisera kring kontorets framtid, utan i stället att införa teknik som gör det möjligt för utrymmesansvariga att göra följande:
- Övervaka precis hur deras utrymme faktiskt används.
- Optimera sitt utrymme kontinuerligt för att göra anpassningar till det sätt på vilket kontorsanvändningen förändras.
De anställdas upplevelse av en hybridarbetsplats
Utöver optimeringen av konfiguration och mängd när det gäller utrymme är en annan fråga för många arbetsplatschefer hur de ska skapa en miljö som är inriktad på de anställda.
En metod som många företag har använt är att börja använda arbetsplats-appar som gör det möjligt för byggnadsanvändarna att göra bokningar, hitta kollegor, boka tjänster, beställa städning och underhåll samt visualisera mått på inomhusluftens kvalitet för sitt utrymme. Genom delning av information och effektivisering av processer gör dessa appar arbetsplatsupplevelsen mer behaglig och produktiv. De kan också ge anställda en bättre känsla av kontroll när de återvänder till kontoret.
Utöver optimeringen av konfiguration och mängd när det gäller utrymme är en annan fråga för många arbetsplatschefer hur de ska skapa en miljö som är inriktad på de anställda.
Varför investera i lösningar för hybridarbetsplatsen nu?
Det kan verka motsägelsefullt att investera i teknik för det fysiska kontoret i en tid då vi ser färre människor på arbetsplatsen. Varför lägga pengar på övervakning av ett utrymme som bara hälften av de anställda kommer att använda? Men för utrymmesansvariga som vill veta hur mycket av sitt hyrda utrymme de kan säga upp, hur mycket de kan använda till annat samt hur de kan disponera om sitt utrymme på bästa sätt kommer data att vara av avgörande betydelse. Även om det kan vara frestande att följa med i trenderna för hur ett ”typiskt” hybridkontor kan se ut efter pandemin tror vi att beslut grundade på egna användningsdata är nyckeln till framgång.
Att basera arbetsplatsbesluten på sina egna användningsdata kommer att bli nyckeln till framgång.
Vad kan en organisation förvänta sig att uppnå genom att implementera en hybridlösning för arbetsplatsen?
Fem viktiga mål för hybridarbetsplatslösningar
1. Möjliggöra flexibilitet på arbetsplatsen
En av de främsta förutsägelserna när det gäller hybridarbetsplatsen är att denna nya modell kommer att vara inriktad på flexibilitet i alla dess former – vilket inkluderar hanteringen av enskilda arbetsplatser. När bara vissa av dina anställda kommer till kontoret om dagarna visar sig fasta arbetsplatser snabbt vara en mycket ineffektiv lösning. Den förväntade ökningen av ej tilldelade platser eller flexibel platsanvändning för att möjliggöra nya sätt att arbeta kommer att innebära en stor förändring. Samtidigt som fasta arbetsplatser användes på de flesta amerikanska kontor före pandemin antyder undersökningar – till exempel CBRE:s 2020 Global Occupier Sentiment Survey – att flexibel platsanvändning sannolikt kommer att bli den nya normen.
Utmaningen med flexibilitet
Flexibel platsanvändning kan förstås betyda många olika saker. I vissa fall kan det handla om att boka en plats för en längre period (till exempel en hel dag) en eller flera dagar i förväg. I andra fall kanske anställda byter plats flera gånger under en dag med hjälp av ett system för löpande incheckning/utcheckning. Men oavsett om flexibilitet handlar om dynamiska reservationer, icke-fasta arbetsplatser eller något däremellan behövs ett stabilt bokningssystem för att det ska fungera smidigt.Flexibel platsanvändning kan förstås betyda många olika saker. I vissa fall kan det handla om att boka en plats för en längre period (till exempel en hel dag) en eller flera dagar i förväg. I andra fall kanske anställda byter plats flera gånger under en dag med hjälp av ett system för löpande incheckning/utcheckning. Men oavsett om flexibilitet handlar om dynamiska reservationer, icke-fasta arbetsplatser eller något däremellan behövs ett stabilt bokningssystem för att det ska fungera smidigt.
Vad är unikt med hybridflexibilitet?
Vardagliga svårigheter med flexibel platsanvändning fanns redan långt före pandemin. Hybridkontoret leder dock till ytterligare komplexitet på den flexibla arbetsplatsen.
För det första ökar fördelarna med flexibel platsanvändning dramatiskt i en hybridarbetsmiljö. Wurden Sitzplätze zugewiesen, dann sind sie an Heimarbeitstagen ungenutzt. Varje dag (eller del av en dag) då en anställd arbetar hemma betyder att en arbetsplats står tom när fasta arbetsplatser används. I områden med höga hyror kan kostnaden för oanvända platser vara betydande. Arbetsplatschefer kan undvika denna kostnad genom att göra utrymmet tillgängligt för någon annan, eliminera det eller göra om det för samarbete.
För det andra innebär behovet av att ta hänsyn till och engagera anställda som inte är på kontoret att det blir allt viktigare med bokningar som ett verktyg för att knyta samman människor. I appar för arbetsplatser kan bokningsdata användas som grund för en funktion för personsökning som gör det enkelt att ta reda på vilka som är på kontoret och var de sitter. Allt utan att spåra de anställdas förflyttningar.
Slutligen kommer det förmodligen att fortsätta att råda en viss känslighet bland de anställda en tid framöver när det gäller säkerheten på kontoret. Arbetsplatsansvariga kan mäta och dela information om trängsel på kontoret med hjälp av realtidsdata från sensorer. Detta kan vara ett värdefullt komplement till bokningssystem, för att hjälpa anställda att välja utrymmen i områden där det är olika grader av trängsel beroende på deras komfortnivå.
2. Optimera kontorets storlek
De flesta företag förväntar sig förändringar i arbetssätt som väsentligt skulle kunna påverka behovet av kontorsutrymme. Men många av trenderna går åt olika håll. Dessutom är det oklart hur varaktiga dessa trender kommer att bli. Det kom regelbundna rapporter om ”Zoom-trötthet”, och även lockelsen hos hybrid- eller distansarbete kan komma att avta med tiden.
Olika typer av sensorer kan spåra beläggning och användning av utrymmen.
Under dessa omständigheter är det bästa sättet att planera för och anpassa sig till arbetsplatsförändringar att samla in och analysera högkvalitativa data om hur kontoret faktiskt används. Olika typer av sensorer kan spåra den faktiska beläggningen och användningen av utrymmen och avslöja mönster, till exempel:
- Vilka samarbetsutrymmen som är mest populära och vilka som står tomma.
- Om kontorsarbetsplatser faktiskt tillhör det förflutna eller om anställda använder kontoret som ett ställe att ta sig till för att komma bort från distraktionerna i hemmet.
- Om valet att jobba hemma eller på kontoret påverkas av årstiderna, och vissa väljer att gå över helt till kontoret för att få tillgång till bättre luftkonditionering eller uppvärmning.
- Om hybridarbetets trender är likadana överallt.
Det är viktigt att påpeka att själva sensorerna bara är en del av lösningen. Förmågan att fatta väl underbyggda beslut om fastighetsbestånd är i slutändan beroende av analysverktygens kvalitet och av hur lätt det är att omsätta rena data i användbara insikter. Med andra ord är det lika viktigt att välja rätt analysplattform som det är att välja rätt sensor.
3. Optimera kontorsutrymmets konfiguration
Hybridarbete kan komma att påverka inte bara kontorets storlek, utan också vilka slags utrymmen de anställda kommer att söka sig till när de kommer tillbaka till kontoret. Ett växande antal analytiker förutser en övergång till utrymmen för samarbete och social samvaro på kontoret och vissa företag håller redan på att göra om sina kontor för att hantera denna förändring.
Samtidigt som det finns goda skäl att främja samarbete och förvänta sig en ökad efterfrågan på grupputrymmen finns det också rimliga skäl att inta en försiktigare hållning. Innan företagen gör om hela fastighetsbeståndet kan de ha nytta av att noga granska information om den faktiska användningen för att se vart anställda tenderar att söka sig på kontoret när det har öppnats igen.
En strategi för kontorets konfiguration
I stället för att göra om kontoren som en reaktion på förutsägelser om dramatiska förändringar av kontoret går det att hantera kontorskonfigurationen genom att fokusera på trender i data. Även om vissa omkonfigurationer av kontor absolut är rimliga kan företag också dra nytta av ett mer successivt arbetssätt där de övervakar både beläggning och användning av olika typer av utrymmen som är tillgängliga på kontoret. På detta sätt kan de hantera tillgången i förhållande till efterfrågan på utrymme över tid.
Målet med en sådan strategi skulle vara att identifiera utrymmen som ligger över eller under snittet när det gäller antingen beläggning (om utrymmen används eller inte), användning (hur stor del av kapaciteten som används), eller både och. Därmed kan de ansvariga identifiera vilka utrymmen som är under- eller överdimensionerade och göra justeringar över tid för att optimera det sätt på vilket utrymmet används. Detta reflekterande arbetssätt:
- Skapar större tydlighet i beslutsfattandet.
- Säkerställer att företagen inte gör stora och förhastade investeringar som kanske inte står i proportion till deras arbetsstyrka.
- Gör det möjligt att ta fram anpassade utrymmesstrategier för olika platser, med hänsyn till de specifika behoven på de aktuella kontoren.
Läs hur AXA skapade ett dynamiskt arbetsplatskoncept med ett antal delade utrymmen och 0,6 skrivbord per anställd (1 540 arbetsplatser för 2 600 medarbetare)
Read4. Säkerställa bra kvalitet på inomhusluften
Luftkvaliteten syns inte, och därför har byggnadsansvariga tenderat att ignorera den, för att i stället fokusera på att hålla en komfortabel temperatur eller spara energi. Pandemin har dock gjort människor mer medvetna om inomhusmiljön och inneburit ett nytt fokus på luftkvalitet.
Anställda vill vara förvissade om att luften på deras arbetsplatser är ren när de återvänder till kontoret. Arbetsgivarna å sin sida håller på att inse att bra inomhusluft är en affärsfördel. Detta för att dålig luftcirkulation i byggnader inte bara påverkar hälsa och välbefinnande – och dessutom ökar risken för luftburna sjukdomsalstrare såsom coronaviruset – den försämrar också vår kognitiva funktion: förmågan att tänka klart och kreativt. Men hur vet vi då att inomhusluften är ren?
IoT-övervakning
I dag går det att använda små sensorer på arbetsplatsen för att övervaka många aspekter av miljökvaliteten. Det kan handla om förekomsten av flyktiga organiska föreningar (VOC) och radioaktiv radongas eller koldioxidkoncentrationer, temperatur, luftfuktighet, lufttryck, partiklar, buller och ljus. Mätvärdena hämtas av en IoT-plattform som omvandlar dem till data med hög precision. Den analyserar och visualiserar dessa data på våningsplaner och instrumentpaneler, vilket skapar insikter som ger möjlighet att förbättra inomhusluftens kvalitet.
5. Ge stöd för hybridkontorets dynamik
På vilket sätt utgör hybridkontorets dynamik en utmaning på fastighetsområdet?
Utmaningen med flexibelt arbete i stor skala är helt enkelt denna: Om de anställdas oberoende val tenderar att inriktas på samma tidpunkter och dagar blir resultatet förmodligen mycket ineffektivt ur fastighetssynpunkt.
En lösning som har föreslagits är att schemalägga arbetspass eller rotationer på kontoret. Specifika team eller avdelningar skulle tilldelas vissa dagar, och kontorstrafiken blir i hög grad förutsägbar (med viss felmarginal för att hantera besök). Denna lösning skulle förmodligen bli effektiv för utrymmesplaneringen, med användning av mjukvaruverktyg för schemaläggning och bokningar för enkel tilldelning eller omfördelning. Den skulle dock också minska de anställdas valfrihet och flexibilitet samt minska antalet slumpmässiga möten mellan anställda som tilldelats till olika rotationer. I organisationer med flexibla team skulle det också leda till oförutsägbara scheman, vilket skulle underminera vissa av de personliga fördelarna med flexibiliteten.
Hantering av utmaningen genom övervakning
Det behöver dock inte bli nödvändigt för alla organisationer att införa så strikta policyer för att göra hybridarbetet effektivt. Det nyss beskrivna scenariot är helt hypotetiskt, och anställda kan naturligt komma att följa olika mönster. Föräldrar väljer kanske till exempel att inrätta sina kontorsscheman efter hämtning och lämning av barn, och kommer till jobbet en del av dagen varje dag. Andra anställda kanske anpassar sitt kontorsschema efter teamets eller arbetsledarens val, eller följer olika scheman beroende på vilken fas deras projekt är i. Unga anställda eller nyanställda kanske väljer att komma till kontoret oftare för att få vägledning och bygga nätverk. För ett kontor som helhet kan toppar och dalar i användningen vara mycket mindre extrema än i det föregående hypotetiska scenariot – eller variera stort mellan olika kontor.
Organisationer som inte behöver göra sina fastighetsval omedelbart (kanske för att flera år återstår på deras hyresavtal) har förmånen att kunna utvärdera hur hybridarbetets dynamik faktiskt kommer att bli. Sensorer är ett kraftfullt verktyg för att visa historiska trender när det gäller toppar, dalar, genomsnitt och trafikflöden genom olika platser och utrymmen. När deras data sammanställs och behandlas i analysprogram kan fastighetsansvariga använda resultaten för att utvärdera hybridarbetets mönster och se om de är stabila eller förändras när nyhetens behag med hybridarbetet avtar.
Beslutsfattande baserat på data
Dessa mönster kan sedan användas för att fatta datadrivna fastighetsbeslut som säkerställer att det finns tillräckligt utrymme för att hantera de största trafikvolymerna utan att slösa för mycket resurser och för att omplanera kontorens fysiska miljöer eller ändra arbetsplatsplaceringar för att hantera flexibelt arbete. Andra team kan använda sådana data för att fatta bättre beslut för tillhandahållandet av service och, om det behövs, också införa eller göra om policyer för distansarbete baserat på tydlig information.
Vill du skapa en effektiv, användarinriktad hybridarbetsplats? Kontakta oss för att få veta hur våra lösningar kan hjälpa dig.
