Har du hört talas om den ”smarta arbetsplatsen” men vet inte riktigt vad begreppet innebär? Vill du genomföra en strategi för att förbättra arbetsmiljön på ditt företag? Här är några tips för att hjälpa dig med planeringen!
Den smarta arbetsplatsen är långt ifrån ett abstrakt begrepp utan verklig grund, utan är en av de termer som har införts för att beteckna nya sätt att organisera arbetet, i samband med utvecklingen av distansarbete och hybridkontor.
Den smarta arbetsplatsen – en del av den moderna arbetsplatsen
Begreppet smart arbetsplats är en del av det mer globala begreppet ”modern arbetsplats”.
Vad är den moderna arbetsplatsen?
Den moderna arbetsplatsen är en dynamisk och stödjande miljö som syftar till att utnyttja humankapitalet på bästa sätt i en arbetsvärld som utvecklas snabbt. Den är ett svar på den globala trenden mot ökad rörlighet och flexibilitet. Denna trend, som fanns redan före pandemin, accelererar och har öppnat vägen för nya hybridbaserade arbetsformer.
Begreppet modern arbetsplats omfattar begreppen hybridarbetsplats (ett ekosystem som erbjuder en blandning av arbete på plats och arbete på distans), digital arbetsplats (som omfattar all digital teknik som människor använder för att få arbetet gjort på dagens arbetsplats), virtuell arbetsplats (där anställda kan samarbeta oavsett var de befinner sig) och framför allt den smarta arbetsplatsen..
På den smarta arbetsplatsen sätts tekniken i arbete för de anställda
Generellt sett använder man sig med en smart arbetsplats av teknik för att knyta samman och engagera de anställda med deras arbetsmiljö, oavsett var den finns (på plats, på distans…). Syftet är att anpassa arbetslokalerna till nya arbetssätt med hjälp av teknik, särskilt digitala verktyg.
Läs också: Vilka är de viktigaste fördelarna med mjukvara för arbetsplatshantering?
Smart arbetsplats: utmaningar och lösningar
Den största utmaningen med den smarta arbetsplatsen är att effektivt anpassa arbetsmiljön till nya metoder för att uppfylla de anställdas förväntningar och samtidigt förbättra produktiviteten.
Distansarbete och smarta arbetsplatser
Den viktigaste utvecklingen under de senaste åren, som berör ett mycket stort antal företag, är den betydande utvecklingen av distansarbete efter covid-19-krisen. Till en början reagerade företagen snabbt på pandemin genom att låta de anställda arbeta hemifrån och ge dem fjärråtkomst till kritiska tjänster som behövs för att de ska kunna utföra sitt arbete.
Den smarta arbetsplatsen gör det dock möjligt för organisationer att gå längre, att planera långsiktiga strategier och att anpassa och optimera arbetsplatsens funktionssätt. Det har till exempel konstaterats att distansarbete isolerar de anställda och leder till mindre interaktion med kollegor.
Den smarta arbetsplatsen svarar på denna iakttagelse genom att erbjuda de anställda en global digital arbetsmiljö så att de enkelt och snabbt kan komma i kontakt med ”kontoret” och kollegorna på olika sätt, t.ex. via chatt, telefon eller videosamtal.
Kontoret som ett samarbetsutrymme
”När du går till jobbet är det för att samarbeta”: detta är en av de senaste årens viktigaste utvecklingstendenser. I och med utvecklingen av distansarbete har kontoret blivit en plats dit de anställda inte bara går för att få sitt arbete gjort, utan också för att samarbeta med sina kollegor. För kunskapsarbetare är detta en viktig aktivitet, eftersom samarbete ger bränsle till idéer för problemlösning och innovation. Arbetslokalerna måste därför vara perfekt anpassade för samarbete och kommunikation.
Det är till exempel viktigt att mötesrummen alltid är tillgängliga när de anställda behöver dem. Erfarenheten visar att mötesrummen ofta ser ut att vara upptagna när de i själva verket står oanvända. Verktyg för smarta arbetsplatser kan ta itu med denna utmaning, inte bara genom tjänster för bokning av rum, utan också genom att tillhandahålla tillgänglighet i realtid, t.ex. genom sensorer som kan registrera om ett rum är upptaget eller inte.
Hur implementerar man en smart arbetsplats med digitala verktyg?
För att förvandla ett traditionellt kontor till en smart arbetsplats behövs mjukvara som är utformad för detta ändamål.
Tillämpa principerna för smarta arbetsplatser på det fysiska kontoret
Det är i de fysiska arbetsutrymmena, dvs. företagets kontor, som det kan vara mest komplicerat att genomföra principerna för smarta arbetsplatser. Det handlar om att utforma och utrusta platser för aktivitetsbaserat arbete: brainstorming- och samlingsrum, telefonkiosker och koncentrationsutrymmen, avkopplings- och loungeområden o.s.v. Det handlar också om att hantera bokning av rum, städning och underhåll av utrymmena utan att störa användarna.
Läs också: Hur kan du förbättra ditt företags arbetsplatshantering?
Spacewell, mjukvara för smarta arbetsplatser utformad för hybridarbetsplatser
Det är inte möjligt att implementera principer för smarta arbetsplatser i fysiska kontor utan en särskild tillämpning. Spacewells plattform för den smarta arbetsplatsen har utformats särskilt för att företag enkelt ska kunna uppnå detta mål genom att kombinera realtidsdata, effektiva arbetsflöden och funktioner för medarbetarna.
Några viktiga funktioner:
- Enkel bokning av rum och arbetsstationer
- Tillgång till våningsplaner i realtid på mobila enheter
- Lokalisera kollegor i närheten av ditt team
- Övervakning av komfort och inomhusluftkvalitet
- Spårning och visualisering av beläggning
- Utrymmesanalyser och utrymmesbesparande simuleringar
- Effektiva svar på serviceförfrågningar
Dessutom är Spacewells app för den smarta arbetsplatsen intuitiv för att underlätta interaktion med kontorsmiljön, anpassningsbar för att ge användaren verklig komfort, och dessutom flexibel.
Pandemin har visat hur viktigt det är att erbjuda en sammanhängande arbetsmiljö som är anpassad till kunskapsarbetarnas behov. Människors sätt att arbeta har förändrats dramatiskt och ett helt stationärt arbetssätt är numera föråldrat.
Genom att göra ditt kontor till en smart arbetsplats kan du tänka om när det gäller de anställdas upplevelse och anpassa dig till den digitala omvandlingen, samtidigt som du får flera fördelar, t.ex. bättre engagemang och produktivitet hos de anställda.
Spacewell Workplace är det perfekta verktyget för att uppnå dessa mål!
