Fokus på flexibilitet: Teknik för hybridarbetsplatser (del 1 i serien om hybridkontoret)

Ett år in i pandemin och med ett löfte om en återgång till det normala genom vaccineringen börjar företagen övergå från att söka efter kontorslösningar för covid-19 till att tänka strategiskt på kontorets framtid. Eftersom de anställda är intresserade av att fortsätta arbeta på distans åtminstone delvis utvärderar företagen effekterna av att ha ett ”hybridkontor” och hur de på bästa sätt kan förbereda sig för den föränderliga arbetsplatsen. De tittar också på teknik för hybridarbetsplatser som stöd för en sådan miljö.

Med hybridkontor menas ett kontorskoncept som gör det möjligt för anställda att arbeta både på det fysiska kontoret och på distans. Hur mycket tid som tillbringas på annan plats än kontoret och när detta sker är olika för olika företag eller till och med för olika anställda, men en förändring som denna kan radikalt komma att förändra företagens behov av utrymme – särskilt om anställda arbetar främst från filialkontor i stället för på det centrala kontoret. Utöver den uppenbara utmaningen i att fastställa hur mycket utrymme som behövs är en annan fråga vilket slags utrymme anställda kommer att behöva när de kommer till kontoret så att de kan använda det på ett så bra sätt som möjligt.

Hantering av utrymme på ett hybridkontor

En av de slutsatser många företag har kommit fram till genom pandemin är att många anställda utför fokuserat arbete lika bra hemma som på kontoret, eller till och med gör det bättre hemma. Många typer av samarbete och sociala möten sker å andra sidan bättre med personliga möten, särskilt när nyanställda deltar. Därför siktar många företag på att betydligt öka tillgången till konferensrum, samlingslokaler och andra samarbetsutrymmen eller flexibla utrymmen för att möjliggöra nya sätt att arbeta.1 ¹

Men även om kontoret blir ett centrum för samarbete råder det fortfarande stor osäkerhet om hur mycket olika typer av utrymmen kommer att behövas, hur intensivt de kommer att användas och hur mycket de anställdas behov av utrymme har förändrats av det sociala avståndet. Det bästa sättet att besvara dessa frågor är inte att teoretisera om kontorets framtid, utan att införa teknik som gör det möjligt för utrymmesansvariga att på ett exakt sätt övervaka hur deras utrymme faktiskt används och optimera sitt utrymme kontinuerligt för att göra anpassningar till det sätt på vilket kontoret används.

Förutom samarbete är en annan sannolik funktion för hybridkontoret flexibel platsanvändning, platsreservering eller icke-fasta arbetsplatser. Alla dessa begrepp anger en övergång från fasta till tillfälliga arbetsplatser, som kan hanteras genom förhandsbokningar eller löpande inchecknings-/utcheckningsprocesser. Koncept för flexibelt arbete är inget nytt, men många organisationer håller nu på att sätta sig in i dem för första gången och behöver införa stabila bokningssystem och helst också sensorer för att få dem att fungera väl. Forskningen pekar på att ett välfungerande flexibelt koncept dramatiskt kan förbättra både upplevelsen av och resultaten på arbetsplatsen, men antyder också att implementeringen är bristfällig på många kontor. ²

De anställdas upplevelse av en hybridarbetsplats

Utöver optimeringen av konfiguration och mängd när det gäller utrymme är en annan fråga för många arbetsplatschefer hur de ska skapa en miljö som är inriktad på de anställda. För att det ska gå att göra kontoret till en attraktiv destination och undanröja eventuellt kvardröjande oro för arbetsplatsens säkerhet kommer kontoret att formas av funktioner för att förbättra de anställdas upplevelse.

En metod som många företag har använt är att börja använda arbetsplats-appar som gör det möjligt för byggnadsanvändarna att göra bokningar, hitta kollegor, boka tjänster, beställa städning och underhåll samt visualisera mått på inomhusluftens kvalitet för sitt utrymme. Genom delning av information och effektivisering av processer gör dessa appar arbetsplatsupplevelsen mer behaglig och produktiv. De kan också ge anställda en bättre känsla av kontroll när de återvänder till kontoret. Under det att hybridkontoren utvecklas kommer dessa befintliga lösningar utan tvekan att förstärkas med nya funktioner för att bättre koppla samman anställda på och utanför kontoret.

Varför investera i arbetsplatsteknik nu?

Det kan verka motsägelsefullt att investera i teknik för det fysiska kontoret i en tid då vi förväntar oss att se färre människor på arbetsplatsen. Varför lägga pengar på övervakning av ett utrymme som bara hälften av de anställda kommer att använda? Men för utrymmesansvariga som vill veta hur mycket av sitt hyrda utrymme de kan säga upp, hur mycket de kan använda till annat samt hur de kan disponera om sitt utrymme på bästa sätt kommer data att vara av avgörande betydelse. För att företagen ska kunna fokusera på flexibiliteten och de anställdas upplevelse kan dessutom teknik som effektiviserar bokningar, främjar välbefinnandet och hjälper de anställda att hantera hybridkontorets komplexitet bli hela skillnaden mellan en smidig återgång till arbetet och en kaotisk situation. Även om det kan vara frestande att följa med i trenderna för hur en ”typisk” återgång till kontoret kan se ut tror vi att beslut grundade på egna användningsdata är nyckeln till framgång. På samma sätt som distansarbetet har påverkat olika affärsverksamheter och demografiska grupper olika³ kommer upplevelsen av återgången till kontoret att vara unik för varje företag.