Hur IoT-sensordata kan förbättra arbetsplatsupplevelsen serien ”Från sensor till insikt”, del 4

2. Anpassning av utrymmet efter ändamålet

Hybridarbetsplatsen efter pandemin förväntas bli mer inriktad på samarbete, engagemang och kultur. Detta känns intuitivt rimligt. När pandemin kom tömdes kontoren nästan över en natt. Vi tog oss igenom massövergången till distansarbete genom att använda samarbetsverktyg som Zoom eller Teams för att komma i kontakt med arbetskamrater. Men att se någon på en skärm går helt enkelt inte att jämföra med att samarbeta på samma plats. Under det regeringsreglerade arbetet i hemmet började anställda sakna de möjligheter till socialt samspel och skapande av relationer som var en inneboende egenskap hos en fysisk arbetsplats. Med detta som utgångspunkt föreställer sig många kontoret efter pandemin som ett socialt nav – platsen dit människor tar sig för att träffas, knyta sociala kontakter och arbeta tillsammans.

Nevertheless, it would be an oversimplification to state that the post-pandemic workplace will only be about collaboration. Leesman data shows that individual, focused work remains the number 1 need for remote-leaning både för distansarbetesinriktade och kontorsarbetesinriktade kunskapsarbetare. För att det ska gå att säkerställa en bra arbetsplatsupplevelse som ger stöd för allas produktivitet måste hybridkontoret därför ha lämpliga utrymmen både för samarbete i grupp och för koncentrerat arbete.

3. Mer flexibilitet och valfrihet

I en hybridmodell med en kombination av distans- och kontorsarbete innebär en lösning med fasta arbetsplatser naturligtvis att det uppstår många tomma platser och outnyttjat utrymme. Med flexibel platsanvändning (dynamiska reservationer eller icke-fasta arbetsplatser) kan arbetsplatsansvariga minska antalet arbetsplatser, och det frigjorda utrymmet kan elimineras, hyras ut i andra hand eller göras om för samarbete. Valfrihetsbaserade arbetsplatser eller miljöer utan fasta arbetsplatser blir därför allt vanligare. På ett sådant funktionsinriktat kontor utan fasta arbetsplatser finns inga tilldelade skrivbord, utan i stället en mängd olika utrymmen, bland annat icke-fasta arbetsplatser, mötesrum och samlingslokaler, informella utrymmen, telefonkiosker och utrymmen för fokuserat arbete. Under en typisk arbetsdag kan anställda röra sig mellan olika utrymmen beroende på önskemål, energinivå och det slags arbete de vill utföra.

Affärsmässiga mål med en bra arbetsplatsupplevelse

En positiv upplevelse för de anställda är inte bara trevlig att skapa, den är en grundläggande förutsättning för att företag ska bli konkurrenskraftiga. Detta är särskilt tydligt i kunskapsbranscher, där kreativitet, nyskapande och intellektuellt engagemang är stora värdeskapare.

Den fysiska/digitala arbetsplatsen spelar en viktig roll för de anställdas allmänna upplevelse och produktivitet. Målet med den är att undanröja hinder för produktivitet och att skapa en effektiv och flexibel miljö där anställda kan arbeta så bra som möjligt. Tekniken är det som gör en sådan lösning till en fungerande helhet.

Teknikens betydelse för framgångsrikt hybridarbete

Teknik för den smarta arbetsplatsen är praktiskt taget ett måste för att det ska gå att få flexibla arbetsplatskoncept att fungera smidigt. Till exempel är ett sensorbaserat bokningssystem för arbetsplatser viktigt på en arbetsplats där arbetsgrupper ofta byts ut, där anställda regelbundet växlar mellan olika arbetsområden och antalet arbetsplatser är litet i förhållande till antalet anställda. Ju närmare du kommer den optimala eller maximala användningen av mötesrum under hektiska kontorsdagar, desto mer behöver du dessutom digitala verktyg som tillhandahåller realtidsinformation om aktuell beläggning.

Read more about hybrid workplace solutions.

En responsiv arbetsplats berikad med sensordata

Organisationer som implementerar ett IWMS-system för hantering av arbetsplatser som är integrerat med IoT får en fördel framför andra. Genom registrering av live-data från sensorer kan ett sådant system ge anställda realtidsinformation om tillgängligheten för utrymmen på flera våningar eller kontor via en mobilapp. Ett exempel är Spacewells Workplace-app (klicka här för att få en kostnadsfri provperiod på två veckor) som anställda kan använda på sina egna smartphones eller via andra användarvänliga touchpoints. Appens funktioner gör det mycket lättare att navigera på en flexibel arbetsplats. Sökverktyg hjälper användare att se vilka utrymmen som är tillgängliga, vilka funktioner som finns i varje utrymme, vilka miljöförhållandena är och hur man tar sig till dessa utrymmen. Med bokningsfunktionen kan användarna säkerställa att de får tillgång till utrymmet omgående eller kan planera sin dag i förväg. Integreringen med IWMS gör det också möjligt för användare att beställa tjänster och för tjänsteleverantörer att leverera tjänster när de behövs.

Från de fastighetsansvarigas perspektiv ger sådan arbetsplatsteknik viktig information om vilka utrymmen de anställda faktiskt använder så att de kan optimera utrymmesblandningen. Kanske är en byggnads fokusrum fullbokade hela dagen samtidigt som stora konferensrum står tomma, vilket pekar på att det råder en brist på överensstämmelse mellan de typer av utrymmen som finns och de som behövs. Eller så kanske anställda undviker utrymmet eftersom det är för kallt, för varmt eller för kvavt.

Tre viktiga fördelar för arbetsplatsupplevelsen med att använda IoT

1 – Förbättring av arbetsplatsens schemaläggning genom användning av data i realtid

Realtidsdata från sensorer på digitala våningsplaner gör arbetsplatsen helt transparent för anställda. Anställda har tillgång till dessa data i realtid på sina smartphones och andra digitala touchpoints. Därmed kan de enkelt hitta och boka lämpliga utrymmen med rätt bekvämligheter och miljöförhållanden. Fastighetsservicepersonalen får också visuella anvisningar på mobila enheter, som visar dem vart de ska gå och vilka arbetsuppgifter de ska utföra. Prioriteringar kan snabbt uppdateras, baserat på beställningar från användare eller sensortriggersignaler. Resultat: Byggnadens användare blir nöjdare och tillfredsställelsen med arbetet ökar.

2 – Utnyttjande av användningsdata för långtidsplanering

Utöver realtidsfördelar ger data om utrymmesanvändning från sensorer också viktig information för långsiktig planering. Informationen är mer exakt än den från traditionella bokningssystem, och därför mer tillförlitlig som grund för att hitta rätt blandning av kontorsutrymmen eller fastställa det lämpligaste antalet anställda per skrivbord.