Varför ska du överväga att börja använda mjukvara för arbetsplatshantering? Det är en fråga som allt fler företag ställer sig och som återspeglar både den pågående utvecklingen av arbetsmetoderna och fördelarna med den nya mjukvara som utvecklats under de senaste åren.
För att fullt ut förstå fördelarna med att använda mjukvara för kontorshantering eller mjukvara för arbetsplatshantering i allmänhet är det nödvändigt att förstå de nya arbetssätten och egenskaperna hos de olika mjukvaror som nu finns på marknaden.
Dessa lösningar, som är mer kompletta än ett enkelt verktyg för kontorshantering eller mjukvara för bokning av rum, anpassar sig till dessa nya användningssätt för att främja såväl de anställdas välbefinnande och engagemang som företagets lönsamhet.
De nya arbetsmetoderna
Flexibla kontor, distansarbete, smarta kontor, digitala arbetsplatser… Nya arbetssätt utvecklas i allt fler företag. Detta fenomen, som har accelererats av covid-19-krisen, har fått en stor betydelse.
Orsakerna bakom förändringarna
Nya arbetsmetoder är en följd av flera aktuella trender. Å ena sidan svarar de mot förväntningarna hos en ny generation anställda som vill ha flexibilitet både i tid och rum. Å andra sidan gör den tekniska utvecklingen det lättare att arbeta på distans och det påverkar inte företagets verksamhet lika mycket. Slutligen sammanfaller detta ofta med företagens behov av att minska sina driftskostnader och behålla sina anställda genom att anpassa sig till deras önskemål.
Varför har företagen ett intresse av att stödja dessa förändringar?
Vissa företag tvekar att helt och hållet anamma dessa nya sätt att organisera arbetet, vilket i de flesta fall är ett strategiskt misstag.
Kostnadssänkningar
I de flesta fall kan man minska fastighetskostnaderna genom att införa nya arbetssätt. Genom att främja distansarbete eller hybridkontor kan ett företag avsevärt minska sina arbetsplatskostnader, t.ex. genom att minska mängden arbetsutrymme eller genom att dela utrymme med andra företag.
Att tillgodose de anställdas förväntningar
Dessa nya arbetsmetoder motsvarar de flesta arbetstagares förväntningar. De vill ha mer flexibilitet än tidigare och i synnerhet möjlighet att anpassa arbetstider och arbetsort till behoven i privatlivet, utan att yrkeslivet förändras.
Att locka till sig talanger
Många företag har för närvarande svårigheter att rekrytera personal och vissa har svårt att behålla sina anställda. Genom att öppna upp för innovativa arbetssätt kan ditt företag bättre locka till sig de talanger som det söker och begränsa personalomsättningen.
Uppmuntran av produktivitet
Tvärtemot vad många tror leder nya arbetssätt som distansarbete i allmänhet till högre produktivitet. Detta beror främst på kortare pendlingstider och på att de anställda kan koncentrera sig bättre.
Det räcker dock inte att bara acceptera, anta eller uppmuntra dessa nya arbetssätt för att få alla förväntade fördelar. Du måste organisera dig på lämpligt sätt och framför allt använda de nödvändiga verktygen, t.ex. mjukvara för arbetsplatshantering.
Varför behöver du mjukvara för arbetsplatshantering?
Användningen av mjukvara för arbetsplatshantering har många fördelar för företag som på ett eller annat sätt måste optimera sina affärslokaler.
Omkonfigurering av utrymmen för att passa dina behov
Med mjukvara för arbetsplatshantering kan du identifiera hur de personer som använder dessa utrymmen, vanligtvis de anställda, använder dem och vilka arbetsområden de föredrar. Genom att förlita dig på de data som samlas in av sensorer för närvaro och antal anställda kan du utnyttja denna information för att organisera en arbetsplats som är optimerad för användarna, vilket främjar deras välbefinnande och därmed deras engagemang.
Minska kostnaderna för fastighetstillgångar
Genom att samla in och analysera data om beläggningstrender med hjälp av mjukvara för arbetsplatshantering kan du förstå hur beläggningsmönster förändras över tid. På så sätt kan du anpassa kontorets yta och utrymme till de faktiska behoven och därmed sänka fastighetskostnaderna.
Förbättra effektiviteten och engagemanget
Bokningsprogram för arbetsplatshantering är ett bra hjälpmedel för att skapa en bättre miljö för dina anställda. Med denna typ av mjukvara kan man enkelt boka ett rum eller en arbetsplats. När de anställda får större flexibilitet att anpassa arbetsutrymmena till sina behov ökar deras motivation och prestationer.
Införande av smarta tjänster
Med hjälp av mjukvara för lokalhantering kan du bättre planera och anpassa de tekniska supporttjänsterna till byggnadens faktiska behov och dess utrymmen. Du får en inblick i hur mötesrummen, kontoren och andra utrymmen är belagda och används. Om ett rum till exempel inte har använts alls under dagen behöver man inte kalla på städpersonal. Tack vare dessa smarta tjänster kan du minska dina driftskostnader.
Förvaltning av en fastighetsportfölj
Med mjukvaran för lokalhantering kan du bläddra bland alla platser i en trädstruktur. På så sätt kan du visualisera den nuvarande, historiska och framtida användningen av utrymmet och optimera dina kostnader och investeringar.
Övervakning av utrustning
Med hjälp av mjukvara för lokalhantering kan du också spåra all tillhörande utrustning. Du kan hålla dig uppdaterad om utrustningsinventarier, kartlägga all utrustning på våningsplaner (inklusive dra-och-släpp) och tilldela utrustning till specifika platser eller användare.
Mjukvara för lokalhantering är ett viktigt verktyg för att se till att både företaget och de anställda drar nytta av införandet av nya arbetsmetoder. Det förhindrar att flexibiliteten på kontoret, i mötesrum och andra arbetsutrymmen leder till allmän oreda och i slutändan blir kontraproduktiv.
För organisationer som redan är i drift är det fullt möjligt att implementera den här typen av mjukvara. För företag som precis har börjat är det ännu mer fördelaktigt. Det är därför viktigt att överväga detta alternativ när man planerar att flytta till en ny plats.
